Visie en aanpak
Visie op het vraagstuk
Möbius ondersteunde de gemeente Veenendaal in het realiseren van een kantoorconcept dat toekomstgericht is en gedragen wordt door de organisatie. Alleen dan is het duurzaam verankeren van het succes mogelijk. Om die redenen werken wij met een holistische aanpak. Alleen het kantoorconcept aanpassen en/of verbeteren is naar onze mening een gemiste kans - want waarop worden deze aanpassingen gebaseerd? We moeten naar het grotere geheel kijken, naar alle factoren die van invloed zijn op een succesvol kantoorconcept. Vanuit deze factoren moeten uitgangspunten gedestilleerd worden voor het kantoorconcept. De 4 factoren die, naar onze visie, belangrijk zijn voor het inrichten van een organisatie en een kantoorconcept van de toekomst zijn: welzijn, cultuur, arbeidsorganisatie en werkfilosofie.
Onze aanpak
-
Kick-off met droommeditatie: De kick-off bestond uit een projecttoelichting en een meditatie. In deze meditatie namen we iedereen mee op een reis naar de Gemeente Veenendaal van de toekomst. Alle zintuigen werden geprikkeld en in onze dromen is alles mogelijk! Hoe zien de projectleden hun organisatie van de toekomst?
-
Enquête: organisatiebreed ophalen input: Middels een enquête op intranet wilden we alle medewerkers de kans geven om hun droom te delen en input te geven aan de projectgroep. De resultaten van de enquête werden meegenomen in de werkgroepen.
-
Werkgroepen: In verschillende werkgroepen (Welzijn, Cultuur, Arbeidsorganisatie en Werkfilosofie) kwamen medewerkers met verschillende disciplines bij elkaar om (1) de droom uit de droommeditatie verder vorm te geven, inclusief input uit de enquête, (2) gezamenlijk de wensen, eisen en randvoorwaarden aan het kantoorconcept van de toekomst op te stellen en (3) een A3 met resultaten per thema op te leveren.
-
Wereldcafé: Gezamenlijk ontwierpen we een degelijke en effectieve veranderaanpak. We exploreerden samen de veranderuitdaging(en) en context, maakten plannen op om de veranderdoelen zo vlot mogelijk te bereiken en stelden samen ook de principes op voor de nieuwe manier van werken. In het wereldcafé stonden een aantal vragen centraal waar eenieder invulling aan kon geven. Door te brainstormen op een thema inspireerden medewerkers elkaar, door te rouleren konden de medewerkers input geven op alle vragen en aanvullingen geven op wat al bedacht was.
-
Visie en PvA: Alle informatie uit de werkgroepen en het wereldcafé werd gebundeld in een visie. Deze visie geeft het wensbeeld van de toekomstige organisatie en toekomstige kantoorconcept weer. Daarnaast werden alle actiepunten uitgewerkt in een Plan van Aanpak.
-
Borging: Het project, het proces en de uitkomsten werden gepresenteerd aan het MT/DT. De presentatie werd verzorgd door Möbius en een aantal projectleden. Door samen het project te presenteren, werden de leden van de projectgroep meteen ook zichtbaar als ambassadeur van het Nieuwe Veense Werken.
Resultaat
Op een innovatieve manier zijn we samen met een brede vertegenwoordiging van alle medewerkers van de gemeente Veenendaal tot de volgende resultaten gekomen:
-
Inzicht in Quick Wins die direct kunnen zorgen voor verbeteringen in het huidige kantoorconcept
-
Een gedragen langetermijnvisie op het kantoorconcept welke is aangevlogen vanuit verschillende invalshoeken
-
Een concreet plan van aanpak voor de middellange en lange termijn
-
Ambassadeurs voor de nieuwe manier van werken
-
Draagvlak en betrokkenheid door de organisatie te betrekken bij het opstellen van de kaders voor het nieuwe kantoorconcept
