De gemeenten Beveren, Kruibeke en Zwijndrecht stonden voor een unieke uitdaging bij de oprichting van de fusiegemeente. Een heldere, toekomstgerichte organisatiestructuur was essentieel om de slagkracht te waarborgen en effectief te functioneren binnen een veranderende bestuurlijke context. De pre-fusiebesturen werkten een voorlopig overgangsorganogram uit, maar Möbius werd ingeschakeld om hen te begeleiden bij het opstellen van de definitieve organisatiestructuur.
Het doel was een efficiënte, wendbare structuur die niet alleen toekomstbestendig is, maar ook breed gedragen wordt door zowel het management als het bestuur. Het nieuwe organogram moest de organisatorische slagkracht van de fusiegemeente verhogen, met voldoende ruimte voor toekomstige groei.
Stapsgewijze begeleiding naar een toekomstbestendige organisatiestructuur
Möbius begeleidde de fusiegemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht door het proces met een stapsgewijze aanpak, waarbij inhoudelijke expertise en kennis van de lokale context elkaar versterkten. Hieronder vind je de drie fases die samen de basis legden voor een duurzame en strategische organisatiestructuur.
Fase 1: Opmaak van het nieuwe organogram
In de eerste fase werd de basis gelegd voor de toekomstige organisatiestructuur. Samen met de projectgroep werden vier basisprincipes vastgesteld waaraan de nieuwe structuur moest voldoen, afgestemd op de ambities en noden van de nieuwe gemeente. Deze principes zorgden voor houvast bij de uittekening van een bovenstructuur die de richting aangaf voor de verdere inrichting van de diensten en teams.
Binnen deze structuur werden de diensten en teams duidelijk gedefinieerd om een efficiënte en samenhangende werking te realiseren. Dit werd bereikt door in nauw overleg met het management en bestuur de specifieke functietitels en bijbehorende capaciteiten in kaart te brengen.
Fase 2: Het ééngemaakte functiehuis en geïntegreerd personeelsplan
Na de opmaak van het organogram richtte Möbius zich op de integratie van het personeel binnen de nieuwe structuur. De bestaande personeelsbezetting van de drie gemeenten werd zorgvuldig in kaart gebracht en gekoppeld aan de nieuwe structuur. Tegelijkertijd werd een uniform functiehuis ontwikkeld, waarbij de functies van de drie besturen werden geharmoniseerd tot één consistent geheel.
Ook de verschillende loonschalen werden geanalyseerd en samengebracht in een geïntegreerd loonhuis, volledig afgestemd op het nieuwe functiehuis. Voor de leidinggevende functies gebeurde dit op basis van een functiewegingsoefening, waarbij met behulp van objectieve parameters een passende loonschaal werd toegekend. Dit stelde het bestuur in staat om weloverwogen beslissingen te nemen over de financiële impact van de nieuwe organisatiestructuur.
Fase 3: Invulling van het nieuwe organogram en implementatie
In de laatste fase werd het nieuwe organogram concreet ingevuld. Möbius begeleidde de fusiegemeente bij het opstellen van een implementatieplan voor de invulling van leidinggevende functies. Hierbij werd rekening gehouden met de specifieke context van de fusiegemeente, zodat de overgang naar de nieuwe structuur op een gedragen en zorgvuldige manier kon verlopen.
Resultaat: Een toekomstgerichte, strategische organisatiestructuur
Dankzij de gestructureerde aanpak, de nauwe samenwerking met het bestuur en de actieve betrokkenheid van leidinggevenden, beschikt de fusiegemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht nu over een duidelijke en toekomstgerichte organisatiestructuur. Het nieuwe organogram biedt:
-
Gedeelde visie en gedragen principes: De leidende principes die samen met de projectgroep werden vastgesteld, zorgen voor houvast en richting. Ze vormen het kompas voor de organisatiestructuur.
-
Duidelijk en gedragen organogram: Het nieuwe organogram biedt helderheid over afdelingen, teams en functies, en sluit aan bij zowel de operationele realiteit als de beleidsdoelstellingen.
-
Strategische invulling van sleutelfuncties: De juiste talenten worden optimaal ingezet voor strategische functies, wat bijdraagt aan een wendbare en slagvaardige organisatie.
-
Klaar voor de toekomst: De fusiegemeente is goed voorbereid op toekomstige groei en is in staat om snel in te spelen op veranderende omstandigheden.
De structuur weerspiegelt de ambities van de fusiegemeente om efficiënt en dienstverlenend te werken, met voldoende ruimte voor toekomstige evolutie en groei.
