Blauwdruk voor samenwerking en integratie

De Stad en het OCMW in Halle wilden de samenwerking tussen beide besturen versterken. Möbius werd hierbij ingeschakeld om ondersteuning te bieden.

Strategische uitdaging

De Stad en het OCMW in Halle willen de samenwerking tussen beide besturen in de toekomst versterken. Möbius werd hierbij ingeschakeld om ondersteuning te bieden bij volgende uitdagingen:

Het onderzoeken van de mogelijkheden m.b.t. samenwerking: Het exploreren van de mogelijkheden tot meer structurele samenwerking en het bepalen van de meest geschikte vorm van samenwerking voor beide besturen.
Het concretiseren van de gewenste vorm van samenwerking: Het bepalen van een gezamenlijk ambitieniveau en duidelijke ‘spelregels’ voor de gewenste samenwerking.
De vormgeving van de nieuwe organisatievorm: Het ontwerp van een aangepaste organisatievorm voor de organisatie(s) in lijn met de gewenste vorm van samenwerking.
Draagvlak voor verandering creëren m.b.t. de gewenste vorm van samenwerking bij de betrokken stakeholders (leidinggevenden, medewerkers en de politiek in beide organisaties).

De samenwerking met Möbius verliep zeer vlot. De kwaliteit van het geleverde werk is uitstekend, de communicatie liep vlot, de timing werd gerespecteerd en de professionele aanpak leidde tot oplossingen op maat van de organisatie.

Sonia Christiaens Stadssecretaris Stad Halle

Aanpak

Bij aanvang van het project werd een brede individuele bevraging georganiseerd bij de leidinggevenden en belangrijkste politieke stakeholders in beide organisaties. Uit de analyse is gebleken dat er zowel in de Stad als in het OCMW een groot draagvlak bestond om de samenwerking te verankeren in één geïntegreerde organisatie. In alle daarop volgende stappen van het project werd steeds gezocht naar een mix van interactievormen en betrokkenheid. Verschillende werkvormen werden daarbij gebruikt waaronder brainstormsessies met de secretarissen, workshops met het gezamenlijk management, bilaterale gesprekken, infovergaderingen en formele goedkeuringsmomenten.

De rol van Möbius bestond erin om dit project te faciliteren en om goede praktijken te delen vanuit onze expertise met dergelijke projecten bij andere lokale besturen. Om het ‘out-of-the-box’ denken in Halle te stimuleren werd ook een inspiratie-dag georganiseerd bij een ander lokaal bestuur.

Resultaten

De strategische keuzes en resultaten van dit project werden gebundeld in een blauwdruk (een gezamenlijk visiedocument) dat geldt als engagement en samenwerkingsovereenkomst tussen beide besturen. De blauwdruk wordt stelselmatig uitgebreid, het is een houvast om concrete vooruitgang te boeken zonder de ‘speelruimte’ te verliezen om gaandeweg tot nieuwe inzichten te komen.

Volgende tastbare resultaten werden gerealiseerd:

Een integrale inventarisatie en analyse van de huidige werking en processen in beide besturen
Een implementatieplan met acties inzake samenwerking op korte termijn (‘quick wins’).
Een duidelijk afgebakend ambitieniveau (naar doelstelling, omvang en snelheid van verandering), heldere basisprincipes voor de verdere samenwerking, het benoemen van de potentiële voordelen voor de klant / medewerker / organisatie.
Een gezamenlijke visie op de nieuwe organisatievorm, de managementprincipes, de bottom-up clustering van coherente kernprocessen en een nieuw organogram voor de geïntegreerde organisatie. Voor de verdere vormgeving van de nieuwe afdelingen in het organogram werden interne transitiemanagers aangewezen.
Een cultuurverandering in de onderlinge relatie tussen beide organisaties naar een omgeving waar mensen elkaar leren kennen, appreciëren, leren samenwerken en geënthousiasmeerd worden voor positieve verandering.
De evolutie naar een organisatie die zelf in staat is om geleidelijk aan te groeien in deze verandering en de uitwerking ook zelf naar zich toe zal trekken.