Partner voor verandering

Politiezone Gent wilde een groot deel van haar werking kunnen huisvesten in een nieuw politiegebouw.

Strategische uitdaging

De diensten van Politiezone Gent waren tot enkel jaren geleden gehuisvest in verschillende gebouwen die verspreid lagen over de stad. Voor de burger was het daarbij niet altijd even duidelijk waar hij/zij moest zijn. Ook voor de interne samenwerking tussen diensten en medewerkers was deze situatie niet bevorderlijk. Bovendien was de (vaak verouderde) huisvesting niet aangepast aan de behoeften en uitdagingen van een modern politiekorps.

Politiezone Gent wilde daarom een groot deel van haar werking kunnen huisvesten in een nieuw politiegebouw. Als eerste stap wilde ze komen tot een gedetailleerd en gedragen programma van eisen als input voor de ontwerpfase. Ondertussen wenste ze bovendien van dit strategisch moment gebruik te maken om ook de interne werking verder te optimaliseren.

Möbius heeft ons tot grote tevredenheid begeleid in het veranderingstraject dat hand in hand gaat met het opstellen van een programma van eisen voor onze nieuwbouw. De wijze waarop de begeleiding gebeurt, is op alle vlakken professioneel en legt de nadruk op procesdenken en op het vinden van de best mogelijke en ruim gedragen oplossingen.

Filip Rasschaert Korpschef Politiezone Gent

Aanpak

Tijdens het project werd een participatieve aanpak gehanteerd, met betrokkenheid van een grote groep medewerkers en actieve vertegenwoordiging van de Federale Politie en de Stad. Er is resoluut vertrokken vanuit de processen (incl. looplijnen, onderlinge nabijheid van diensten en ruimtes, enz.), waardoor het ontwerp van het gebouw maximaal zal afgestemd zijn op de werking van het politiekorps.

Een eerste fase was gericht op visievorming en bestond uit documentanalyse, oriënterende gesprekken, site-visits en referentiebezoeken. Tijdens een 'visiedag' met een 40-tal deelnemers werd op een interactieve manier de toekomstvisie voor het nieuw politiegebouw bepaald.

Een tweede fase was gericht op de uitwerking van het programma van eisen, met een onderscheid tussen de kantooromgeving en de niet-kantooromgeving. De uitwerking van de kantooromgeving (werkplekken, vergaderzalen, enz.) bestond uit interviews, werkplekmetingen, bepaling van de werkstijl per functieprofiel en uitwerking van een dynamische werkplekomgeving (volgens de principes van 'het nieuwe werken'). De uitwerking van de niet-kantooromgeving (logistieke zone, arrestantenzone, enz.) bestond uit proceswandelingen en workshops per proces en per zone, waarbij a.d.h.v. schetsen elke zone conceptueel werd uitgetekend en gedocumenteerd. Tijdens een tweede visiedag werden alle voorstellen op een interactieve manier besproken en verder verfijnd. Nadien werd alle informatie geconsolideerd in het programma van eisen, en aangevuld met een raming van de kostprijs.

Ondertussen werden ook de werven gedefinieerd waarmee de komende jaren kan uitgegroeid worden tot een 'slimme organisatie'. Verschillende werven zijn onder de vorm van optimalisatieprojecten reeds opgestart. Het gaat o.m. om trajecten m.b.t. HRM & Personeel, ICT, voertuigenbeheer, magazijnbeheer en digitalisering en archivering.