Partenaire du changement

La Zone de police de Gand souhaitait déménager une grande partie de ses services dans un nouvel hôtel de police.

Défi stratégique

Les services de la Zone de police de Gand étaient répartis dans différents bâtiments disséminés dans la ville. Pour le citoyen, il n’était pas toujours facile de savoir où il devait s’adresser. Cette situation n’était pas non plus positive pour la collaboration interne entre les services et le personnel. Par ailleurs, les bâtiments (souvent vétustes) n'étaient pas adaptés aux besoins et aux défis d’un corps de police moderne.

La Zone de police de Gand souhaitait donc déménager une grande partie de ses services dans un nouvel hôtel de police. Dans un premier temps, afin d’apporter sa pierre à l’édifice lors de la phase de conception, la Zone de police souhaitait dresser une liste détaillée et réfléchie de ses exigences. Une occasion idéale de mettre à profit ce moment stratégique pour poursuivre l’optimisation de son fonctionnement interne.

Möbius nous a, à notre grande satisfaction, accompagnés dans le changement qui accompagne l’établissement de notre liste d’exigences pour le nouveau bâtiment. Je souligne le professionnalisme d’un tel accompagnement, qui met l’accent sur la réflexion en termes de processus et des solutions les plus adéquates et réfléchies.

Philip Rasschaert Chef de corps Zone de Police de Gand

Approche

Nous avons appliqué une approche participative, impliquant un grand groupe de collaborateurs et une représentation active de la Police fédérale et de la Ville. Nous avons aussi pris résolument pour point de départ les processus (y compris les déplacements internes, la proximité des services et des espaces, etc.), ce qui permettra de faire correspondre au maximum le futur bâtiment avec le fonctionnement du corps de police.

Une première phase a été consacrée à la création d’une vision. Elle se composait d’une analyse documentaire, de discussions orientées, de visites sur site et de visites de référence. Pendant une première journée, avec une quarantaine de participants, nous avons défini de façon interactive la vision d’avenir pour le nouveau bâtiment de police.

Une deuxième phase s’est focalisée sur le développement du programme des exigences, avec une distinction entre l’environnement administratif et non administratif. La réflexion sur les espaces de bureaux (postes de travail, salles de réunion, etc.) a été menée au travers d’entretiens, de mesurage des postes de travail, de réflexions sur le style de travail par profil de fonction et du développement d’un environnement de travail dynamique (selon les principes du Nouveau Monde du Travail). Quant à l’espace non administratif (zone logistique, zone destinée aux prévenus, etc.), il a mis l’accent sur les promenades découvertes des processus et les ateliers par processus et par zone. Chaque zone a été esquissée et documentée à l’aide de schémas. Durant une deuxième journée, nous avons repris et affiné toutes les propositions de façon interactive. Par la suite, toutes les données ont été consolidées dans la liste des exigences et complétées par une estimation des coûts.

Nous avons également défini les chantiers qui permettront à la Zone de police de devenir une organisation efficiente au cours des prochaines années. Différents chantiers ont déjà démarré sous la forme de projets d’optimisation. Ils portent notamment sur la gestion des ressources humaines, les TIC, la gestion de la flotte et des stocks, la numérisation et l’archivage.