Aanpak & resultaat
Waar we aanvankelijk fysieke wereldcafés en werksessies wouden organiseren, werden onze plannen gedwarsboomd door Covid-19. Noodgedwongen schakelden we over naar een volledig digitale werkwijze die uiteindelijk het hele traject zou duren. Via een interviewronde van alle teamleaders kwamen we tot de kern van de pijnpunten die aangebracht werden in de organisatorische analyse. Om zowel top-down als bottom-up te werken, werkten we met het management een visie uit over hoe interne communicatie dient te verlopen en welke rollen in welke beslissingsorganen zetelden zonder de statuten en mandaten aan te moeten passen.
De onderwerpen die de kruispunten bleken tussen enerzijds de output van de interviews bij de teamleaders en de anderzijds visie van het management werden omgevormd tot vier centrale workshops. Als doelpubliek nodigden we alle medewerkers vrijblijvend uit om te brainstormen over een van de drie gerichte thema’s.
De uitkomst van deze sessies was een afgebakende vergaderstructuur met een directiecomité, een managementmeeting tussen de teamleaders en rechtstreekse vergaderingen tussen directie en onderliggende cellen. Samen met de medewerkers stelden we een vergadercultuur op die beantwoordde aan de vraag om vergaderingen gestructureerd te laten verlopen. Een vaste agenda, gedefinieerde rollen, afspraken rond vergaderhygiëne en opvolgdocumenten werden de nieuwe standaarden die Innoviris met genoegen en succes invoerden.
Aansluitend werkten we met de teamleaders een vernieuwing van de functiebeschrijvingen van het middel- en topmanagement uit. Om alle processen in deze functiebeschrijvingen te krijgen, stelden we een procesmap op waarin alle cellen vertegenwoordigd staan met de hoofdprocessen die hier behandeld worden. In een laag onder de procesmap werkten we op een hoog niveau de verschillende processen uit die dit hoofdproces detailleren. Op basis van dit overzicht, stelden we een RACI-matrix op. Hier krijg je in een oogopslag een overzicht van wie ‘Responsible’, ‘Accountable’, ‘Consulted’ of ‘Informed’ is bij alle activiteiten of processen. Op basis van deze overzichten bekwamen we functiebeschrijvingen die de hele werking van Innoviris representeerden.
