Les employés comme point de départ du processus d'amélioration interne

Möbius accompagne Innoviris avec e.a. un trajet de coaching au sein d'un projet d'amélioration organisationnel.

Innoviris, l'institut de promotion de la recherche scientifique et de l'innovation de la Région de Bruxelles-Capitale, a souhaité mettre en place un processus d'amélioration interne suite à la réalisation d'une analyse des risques organisationnels. Le rapport a révélé plusieurs points préoccupants.

Par le biais ce projet, Innoviris souhaitait optimiser ses opérations internes et minimiser ces risques. Ensemble, nous avons clarifié les structures de réunion et les organes de décision existants, nous avons mis en place un programme de coaching pour soutenir la direction et nous avons actualisé les descriptions de fonction des cadres moyens et supérieurs.

La coopération avec Möbius nous a fait prendre conscience qu'avec quelques interventions ciblées, on peut avoir un impact important sur l'organisation. Nous avons pu mettre en œuvre les améliorations proposées rapidement et efficacement grâce à l'approche professionnelle des consultants qui nous ont assistés. À la fin de leur mission, ils nous ont laissé une base solide pour optimiser davantage les opérations d'Innoviris.

Rafael Valenzuela Espinoza Attaché RH Innoviris

Approche et résultat

Alors que nous voulions initialement organiser des world cafés et des sessions de travail physiques, nos plans ont été contrecarrés par Covid-19. Nous sommes donc passés à une méthode de travail entièrement numérique, qui s’est finalement prolongé tout au long du projet. Grâce à une série d'entretiens avec tous les chefs d'équipe, nous avons abordé les points d’améliorations qui ont été identifiés dans l'analyse de l'organisation. Afin de travailler à la fois top-down et bottom-up, nous avons élaboré avec la direction une vision sur la manière dont la communication interne devait se dérouler et sur les rôles à jouer dans les différents organes décisionnels, sans devoir adapter les statuts et les mandats.

Sur base des résultats des entretiens avec les chefs d'équipe d'une part et la vision de la direction d'autre part trois ateliers ont été définis. En tant que public cible, nous avons invité tous les employés à réfléchir à l'un des trois thèmes principaux ciblés.

Le résultat de ces sessions a été une structure de réunion définie avec un comité de direction, un management meeting entre les chefs d'équipe et des réunions directes entre la direction et les cellules sous-jacentes. Avec les employés, nous avons développé une culture de réunion qui répondait à la demande de réunions structurées. Un ordre du jour fixe, des rôles définis, des accords sur les bonnes pratiques de réunion et des documents de suivi sont devenus les nouvelles normes qu'Innoviris met en œuvre.

Par la suite, en collaboration avec les chefs d'équipe, nous avons élaboré une nouvelle description de fonction pour les cadres moyens et supérieurs. Afin d'obtenir tous les processus dans ces descriptions de fonction, nous avons créé une cartographie highlevel des processus dans laquelle toutes les cellules sont représentées avec les principaux processus qui y sont traités. A un niveau plus bas, nous avons élaboré les différents processus qui détaillent le processus principal. Sur base de cet aperçu, nous avons créé une matrice RACI. Cela permet de voir en un coup d'œil qui est "Responsible", "Accoutable", "Consulted" ou "Informed" dans toutes les activités ou processus. Sur la base de ces aperçus, nous avons créé des descriptions de fonction qui reprennent les activités d'Innoviris.