Strategische uitdaging
Het implementeren van een EPD brengt verschillende uitdagingen met zich mee:
- Het helder communiceren over de gefaseerde aanpak van implementatie en de reden van deze fasering, ook al kunnen er in de overgangsfase tijdelijk nadelen optreden
- Het managen van de diverse stakeholders (intern en extern) en hun verwachtingen ten aanzien van het EPD
- Het gepast rapporteren op de vloer, bij het middenkader en op directieniveau
- Het effectieve change management op alle niveaus in de organisatie
- De introductie van multidisciplinaire samenwerking in één centraal dossier waarbij artsen, verpleging en paramedici dezelfde info delen en gestructureerd aanvullen
- De overgang van papieren verpleegdossiers naar digitale dossiers
- De integratie met de actoren van de Eerstelijn
Het Imelda Ziekenhuis zocht ondersteuning om de implementatie van hun EPD zo vlot mogelijk te laten verlopen.
Aanpak
Möbius nam het programmamanagement op en bepaalde samen met de leverancier en het ziekenhuis welke fasering er zou aangebracht worden in het programmaplan, deze werd vertaald naar een resourceplanning die nauwgezet opgevolgd werd. Doorheen het project bewaakte de programmamanager de scope van de gedefinieerde projecten en behield hij het overzicht over het communicatieplan dat werd uitgevoerd in samenwerking met de interne communicatiedienst. Ten slotte coördineerde de programmamanager de change management aanpak die werd aangepast aan de veranderende noden doorheen het project.
Daarnaast ondersteunde Möbius bij het implementeren van enkele modules. Samen met de verschillende stakeholders werden de huidige processtromen uitgetekend en werd de toekomstige werkwijze bepaald. Op basis hiervan werden de verschillen aangeduid en een passend opleidingsplan opgesteld.
Resultaten
Dankzij het aanstellen van een programma manager is er tijdens de implementatie van het elektronisch patiëntendossier één aanspreekpunt voor de directie, verpleegkundigen, artsen én alle andere stakeholders. De programmamanager behoudt het overzicht van de evolutie over de verschillende modules en signaleert tijdig hindernissen bij de opstart van modules.
Dankzij het voorzien van implementatie-ondersteuning bij specifieke modules worden specifieke competenties inzake processen uittekenen en communicatie toegevoegd aan het implementatieteam.
