Strategische uitdaging
Eind 2021 kwamen het AV Henri Serruysziekenhuis, OCMW Oostende en AZ Damiaan tot een akkoord om samen één ziekenhuis te vormen. Dat nieuwe en ééngemaakte ziekenhuis, AZ Oostende, zou toelaten om de krachten te bundelen en te komen tot één sterk ziekenhuis dat toegankelijke en kwalitatieve zorg dicht bij huis aanbiedt aan alle patiënten uit de brede regio rond Oostende. Daarnaast wou men dankzij deze integratie ook met meer slagkracht kunnen inzetten op innovatie.
De oprichting van het ééngemaakte ziekenhuis verliep in twee grote fasen. In een eerste fase defusioneerde de AV Henri Serruysziekenhuis van het AZ Sint-Jan Brugge-Oostende, en fusioneerde het samen met AZ Damiaan onder één entiteit (AZ Oostende - met één bestuur en één directie). In een tweede fase fusioneerden beide ziekenhuizen tot één ziekenhuis.
De voorbereiding van de oprichting van AZ Oostende was een complex gegeven. Om alle uit te voeren taken in kaart te brengen, en om het overzicht bij de uitvoering te bewaren, werd een ‘Programma Management Office’ (PMO) opgericht. Dit PMO liet vooral toe om alle voorbereidingen te treffen met de interne en externe partners om vanaf het moment van defusie alle ziekenhuisactiviteiten binnen een zo kort mogelijke termijn terug op te starten.
Möbius werd aangesteld om als externe partij mee dit programmamanagement op te nemen.
Aanpak
De PMO werd georganiseerd in vier clusters met per cluster een aantal werkdomeinen. Möbius nam het programmamanagement op zich van de cluster met werkdomeinen infrastructuur, risicobeheersing, ICT, en administratie en financiën. Daarnaast nam Möbius ook de rol van interim programmamanager op zich voor de werkdomeinen contracten, juridisch, personeelsbeleid en algemeen beleid. Volgende taken werden onder andere opgenomen door het PMO:
- Het opzetten van de programmastructuur, inclusief de tools voor projectmanagement;
- Het uitwerken van een ‘Work Breakdown Structure’ van de verschillende werkdomeinen;
- Het opvolgen van de tijdslijn;
- Het ondersteunen en uitvoeren van deelopdrachten (bv. het aanvragen van erkenningen, opmaken samenwerkingsovereenkomsten, initiëren DPIA …);
- Het ondersteunen en begeleiden van (deel)projectleiders, en blokkerende zaken escaleren;
- Het inbrengen van specifieke expertise of extra capaciteit (bv. aankoop & contract management …);
- Het ondersteunen van het change management (bv. opmaken opleidingsplan voor de medewerkers …);
- Rapporteren aan het integratiebureau en het bestuur, en opmaken van verslagen.
Resultaat
Op 1 november 2023 ging AZ Oostende officieel van start. Dankzij de grondige voorbereiding kon de impact op de patiënt tot een minimum beperkt worden. In de komende jaren zal verder gewerkt worden aan de eenmaking, met als finaliteit een fusie van AZ Oostende – Damiaan en AZ Oostende – Serruys begin 2026.
Terugblik
Zonder enige twijfel is een defusie en een opstart van een nieuw ziekenhuis met minimale operationele impact een gevoelig proces. Het inventariseren van alle acties, en het structureren van het programma met deelprojecten en taken, bood structuur om goede afspraken te maken met externe partners en de ‘points of no return’ helder in kaart te brengen.
Een ziekenhuis bestaat uit verschillende applicaties, toestellen en technische systemen, en deze zijn niet zelden gekoppeld. Het inventariseren van al deze systemen en het ontrafelen van alle koppelingen was een belangrijke eerste stap om alle te nemen acties op te lijsten.
Aandacht voor het projectplan en de tijdslijn is een hulpmiddel, maar de kracht van de harde deadline zette op een bepaald moment iedereen op scherp om alle acties te nemen. Hiervoor was het belangrijk dat kon worden teruggevallen op een gedetailleerd draaiboek op het moment van de ‘go live’.
Een dergelijk traject bewandelt verschillende sporen en voor elk van de sporen (juridisch, financieel, patiëntenadministratie, applicaties, technische infrastructuur, contractbeheer ...) was het belangrijk 'eigenaars' of 'trekpaarden' te identificeren. Dit was cruciaal voor het succes van het programma, zodat ook wanneer iets niet volgens plan verliep we konden terugvallen op een team van geëngageerde medewerkers.
