Strategische uitdaging
Erasmus Hogeschool Brussel beschikt als organisatie enerzijds over ondersteunende diensten binnen de autonome departementen verspreid over Brussel alsook binnen haar centrale administratie. In het kader van de strategische oefening SPE werden verbetermogelijkheden gedefinieerd rond de samenwerking tussen de departementen en centrale diensten, met het oog op een wendbare, heldere organisatiestructuur. Möbius werd gevraagd om de algemene werking van deze diensten door te lichten.
Aanpak
Möbius startte met een grondige analyse van de huidige situatie via gestructureerde interviews met de leidinggevenden van de ondersteunende diensten, departementaal directeurs en de proces-uitvoerders zelf. Hieruit werd enerzijds een procesmap opgemaakt als werkinstrument voor de volgende stappen. Anderzijds werden de sterktes en zwaktes van de huidige structuur geconsolideerd en voorgesteld aan het directiecomité.
Procesmap
Op basis van deze inzichten, werd een strategische dag opgezet waarbij meer dan 25 medewerkers en leidinggevenden aan de hand van interactieve werkvormen nadachten over de huidige samenwerking en manieren om deze te verbeteren. Daarbij lichtte Möbius de concepten van (de-)centralisatie en mogelijke inspirerende samenwerkingstechnieken toe zoals SLA’s, PDC, RACI en zelfsturing. De groepen evalueerden vervolgens enkele concrete cases op dimensies als voornaamste werkplek en hiërarchische aansturing.
Voorbeeld van een mogelijke nieuwe organisatiestructuur
Interesse? Download HIER de slides en sjablonen voor een inspiratiesessie.
Voor enkele welgeselecteerde processen, begeleidde Möbius vervolgens de implementatie van de samenwerkingstechnieken om de elementen verder af te stemmen op de specifieke noden van EhB. Deze test-cases verhoogden ook sterk de gedragenheid van de technieken wanneer medewerkers de voordelen met eigen ogen konden zien.
Resultaat
In een laatste fase, leverde Möbius ten slotte een nieuwe organisatiestructuur af die de rollen en verantwoordelijkheden van elkeen op scherp stelde alsook een governance model om de interne samenwerking toekomstig-bestendig te maken.
