Approche
Au cours des ateliers organisés avec l'équipe Liantis pour rationaliser davantage les opérations internes, Möbius a découvert les possibilités offertes par la RPA pour des tâches bien définies (gestion des documents, demandes de registres publics, vérifications des antécédents, systèmes de paiement, etc.) Les mesures suivantes ont été prises sur la base de ces informations préliminaires:
- Möbius a calculé l’impact sur la réduction des coûts qui pourrait être obtenue par la mise en place de l’automatisation des processus. robotisés (RPA) pour deux processus.
- Le projet pilote a été sélectionné avec Liantis, après quoi Möbius a élaboré le plan de mise en œuvre et sélectionné les ressources nécessaires.
- Möbius a ensuite mené les activités suivantes au cours de la mise en œuvre :
- Une analyse détaillée du processus sélectionné comme processus RPA et sa documentation
- Gestion de projet et reporting, y compris les moments de concertation avec Liantis IT, les propriétaires des processus et les développeurs RPA
- Documentation du flux TO BE du processus y compris les instructions pour le traitement des exceptions
Résultats
En deux mois, le nouveau collègue virtuel ‘Oscar’ a été développé, ce qui a résulté en:
- Un processus complètement automatisé pour le scanning des factures, la reconnaissance du contenu, l’identification, le stockage et l’attribution dans le système client
- Traitement automatique du document enregistré: calcul des montants, rédaction de la facture, comptabilisation, paiement (si nécessaire) et envoi du document par la poste
Cette automatisation a permis:
- D’éliminer le travail frustrant, très répétitif et peu motivant
- De libérer du temps pour les collaborateurs qui ont pu se consacrer à des tâches axées sur le client à comportant une certaine valeur ajoutée
- D’éliminer les pics d’activité sources de stress pour le personnel et de retards dans les autres tâches
- D’avoir des collaborateurs enthousiastes ouverts à d’autres initiatives RPA
