Aanpak
Tijdens de procesworkshops met het Liantis-team om de interne bedrijfsvoering verder te stroomlijnen, ontdekte Möbius de mogelijkheden van RPA voor goed gedefinieerde taken (documentbeheer, aanvragen openbare registers, achtergrondcontroles, systemen van uitbetaling …). Op basis van deze voorlopige inzichten werden de volgende acties ondernomen:
- Möbius berekende de impact op de kostenreductie die gerealiseerd kon worden door de implementatie van Robotic Process Automation (RPA) voor twee processen.
- Samen met Liantis werd het pilotproject geselecteerd waarna Möbius het implementatieplan ontwikkelde en de benodigde middelen selecteerde.
- Vervolgens heeft Möbius tijdens de uitvoering de volgende activiteiten uitgevoerd:
- Een gedetailleerde procesanalyse van het RPA-proces en documentatie
- Projectmanagement en rapportage, inclusief afstemmingsoverleg met Liantis IT, bedrijfseigenaren en RPA-ontwikkelaars
- Documentatie van de TO BE processtroom inclusief instructies voor de afhandeling van uitzonderingen
Resultaten
Over een periode van twee maanden werd de virtuele medewerker "Oscar" opgezet, wat resulteerde in:
- Een volledig geautomatiseerd proces van het scannen van facturen, het herkennen van de inhoud, de identificatie, de opslag en de toewijzing in het cliëntsysteem
- Automatische verwerking van het opgeslagen document: berekening van de bedragen, aanmaak van de factuur, boeking, betaling (indien nodig) en verzending van het document via de post
Deze automatisering resulteerde in:
- Eliminatie van frustrerend, zeer repetitief en hersenloos werk
- Tijd vrijgemaakt voor medewerkers om zich te richten op klantgerichte taken met meer toegevoegde waarde
- Eliminatie van piekactiviteiten die stress veroorzaakten voor het personeel en achterstanden in andere taken
- Enthousiaste medewerkers die openstaan voor andere RPA-initiatieven
