Strategisch moment
Proximus vult jaarlijks een aanzienlijk aantal vacatures in. De pool aan kandidaten voor hun jobs kent een grote variatie, denk maar aan schoolverlaters, digitale specialisten of werknemers van een andere afdeling binnen Proximus. De manier van werken in het job center, dat instaat voor de rekrutering en selectie van deze kandidaten, is dan ook navenant. Aan Möbius werd gevraagd om het rekruterings- en selectieproces te hertekenen en daarbij zowel de tevredenheid van de kandidaat over het proces als de interne efficiëntie in het proces te verbeteren. Voor zowel aanvrager als kandidaat zijn het versterken van de doorlooptijd (hoelang duurt het vanaf dat er een vacature open komt totdat deze weer is ingevuld?) en de kwaliteit cruciaal.
Aanpak
We kozen voor een integrale en participatieve aanpak, met specifieke aandacht voor de principes van Lean Six Sigma optimalisatie. Hiervoor engageerden we een werkgroep met alle betrokken profielen in het proces, gaande van de aanwervende manager, HR business partner, recruiter, administratieve ondersteuning en kandidaat. Een interactieve inspiratiesessie rond de Lean Six Sigma filosofie zorgde ervoor dat we allen op één lijn zaten en met een groot enthousiasme van start konden. Aan de hand van software voor processmodellering tekenden we het volledige rekruterings- en selectieproces uit, inclusief de verschillen in doelgroepen en rekruteringsprogramma’s. Dit huidige proces brachten we via interviews, gemba walks, desk research en werksessies met de betrokkenen in kaart. Ook het standpunt van de kandidaten namen we mee door in een werksessie samen met hen de customer journey uit te tekenen.
Om het traject objectief te onderbouwen, voerden we een doorgedreven data analyse uit. Enerzijds manueel, om zicht te krijgen op de aantallen, doorlooptijden en werklast van elke activiteit, maar ook automatisch door middel van process mining. Het voordeel hiervan is dat het in snel tempo alle cases (namelijk het selectieproces dat elke kandidaat doorloopt, 22.288 in totaal) analyseert en inzicht geeft in de volgorde van de stappen, de duurtijd en mogelijke uitzonderingen die voorvallen. De uitstekende visualisaties en de mogelijkheid om via een dashboard informatie over elk type rekrutering snel inzichtelijk te krijgen zijn een extra voordeel.
Dankzij deze data-analyse verkregen we onder andere inzicht in:
- Hoe snel een recruiter gemiddeld de juiste kandidaat vindt, afhankelijk van de doorlopen selectiestappen.
- Voor welke vacatures of afdeling gewoonlijk een assessment wordt afgenomen en waar in het proces dit gebeurt.
Met welke selectiestap het meeste of minste kandidaten worden uitgesloten.
Met dit geheel aan informatie gingen we samen met de werkgroep verder aan de slag. We identificeerden de knelpunten, onduidelijkheden en verbeteropportuniteiten. We duidden de stappen zonder toegevoegde waarde aan en droomden over digitale evoluties in het proces. Dit liet ons toe een nieuw proces uit te tekenen dat voldoet aan de toekomstige noden van de organisatie op vlak van efficiëntie, digitalisatie en klantentevredenheid.
Resultaten
Dankzij dit traject konden we volgende resultaten voorleggen:
- Een uitgetekend en verbeterd rekruterings- en selectieproces voor de toekomst met een lagere werklast voor de betrokkenen bij Proximus
een excellente service aan de aanwervende manager
een uitstekende ervaring voor de kandidaat en een verkorte duurtijd van 37% - Minder betrokkenen in het proces, met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden voor elk
- Automatisatie waar mogelijk zodat de betrokken medewerkers zich kunnen toeleggen op de waardetoevoegende taken
- Integratie van digitale innovaties zoals AI-matching, digitale testen en RPA
- Een dashboard dat de resultaten van de process mining overzichtelijk weergeeft
