Approche
Nous avons opté pour une approche intégrale et inclusive, en accordant une attention particulière aux principes d'optimisation Lean Six Sigma. Pour ce faire, un groupe de travail a été mis en place avec le responsable du recrutement, les partenaires RH, le responsable du recrutement, le support administratif et le candidat. Une session d'inspiration interactive sur la philosophie de Six Sigma a préparé le terrain. Grâce à un logiciel de modélisation des processus, nous avons visualisé l'ensemble du processus de recrutement et de sélection. Nous avons enrichi ces données d'informations qualitatives par le biais d'entretiens, de visites Gemba et de recherches documentaires. Le parcours du client a été défini avec les candidats.
Une analyse approfondie des données a été réalisée. Nous avons recueilli des informations sur le nombre, les délais d'exécution et la charge de travail associés à chaque activité. L'exploration des processus nous a permis d'analyser rapidement tous les cas (un cas étant le processus de sélection par lequel passe chaque candidat, soit 22 300 cas au total) et nous a donné un aperçu de la succession de chaque étape, des délais d'exécution et des exceptions possibles. L'excellente visualisation et la possibilité d'afficher les informations de manière ordonnée via un tableau de bord pour chaque type de recrutement ont constitué des avantages supplémentaires.
Nous avons obtenu les informations suivantes :
- Le temps moyen que le recruteur passe pour trouver un bon candidat.
- Quels types de postes vacants donnent généralement lieu à une évaluation et à quel moment du processus cette évaluation a lieu ?
- Quelles sont les étapes de sélection qui excluent le plus ou le moins de candidats ?
Avec le groupe de travail, nous avons identifié les points faibles, les points d'ambiguïté et les opportunités. Nous avons mis en évidence les étapes sans valeur ajoutée et imaginé la mise en œuvre d'outils numériques. Cela nous a permis de concevoir un nouveau processus de recrutement et de sélection qui répond aux besoins futurs de l'organisation en matière d'efficacité, de numérisation et de satisfaction.
Résultats
Au terme de ce projet, nous avons pu présenter les résultats suivants :
- Un processus amélioré pour l'avenir
- Une réduction de la charge de travail pour les intervenants chez Proximus
- Un excellent service pour le responsable du recrutement
- Une expérience exceptionnelle pour le candidat
- Un délai d'exécution raccourci de 37%
- Un nombre réduit d'acteurs impliqués dans le processus, avec des rôles et des responsabilités clairement définis
- Automatisation des tâches sans valeur ajoutée dans la mesure du possible, ce qui permet aux employés de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée
- L'intégration de l'innovation numérique, comme le matching IA, les tests numériques et l'automatisation des processus robotiques
- Un tableau de bord permettant de visualiser les résultats de l'exploration des processus de manière ordonnée
