Stratégie en matière de soins dans un réseau qui met le patient à l'avant-plan

Dans le cadre du financement des travaux de rénovation par le VIPA, le Koningin Elisabeth Instituut (KEI) devait établir un plan stratégique en matière de soins à la demande des pouvoirs publics.

Défi stratégique

Le Koningin Elisabeth Instituut (KEI) est un hôpital de revalidation catégoriel situé à Oostduinkerke. De vastes travaux de construction y ont été réalisés entre 2010 et 2018 en vue d'accroître le confort des patients, de renforcer la qualité des soins (répartition uniforme et compacité des services de soins, limitation des distances à parcourir à pied, atmosphère chaleureuse pour les patients...) et d'offrir davantage d'espace pour les activités supplémentaires, telles qu'extension des consultations et soins ambulatoires, revalidation de jour, école du dos, créa-thérapie et thérapie de groupe, journées de suivi, séances éducatives... Dans le cadre du financement des travaux de rénovation par le VIPA (Fonds flamand de l'Infrastructure affectée aux Matières personnalisables), les pouvoirs publics avaient demandé au KEI d'établir un plan stratégique en matière de soins.

Comme d'autres secteurs dans le paysage des soins de santé, le KEI se trouve dans un contexte marqué par une mise en réseau, un vieillissement important de la population (qui s'accompagne d'une augmentation de la demande et d'un accroissement de la complexité des besoins en soins et en revalidation) et une attention croissante à l'égard de l'« autonomisation du patient ». Il était essentiel que l'élaboration de la stratégie pour les dix prochaines années se fonde sur une consultation des principales parties prenantes afin de pouvoir la mettre en œuvre effectivement sur le terrain, en accordant une attention accrue à la mise en réseau et en permettant de réaliser celle-ci au maximum durant les années à venir. Dans ce contexte, un encadrement et un soutien spécialisés étaient indispensables pour assembler toutes les pièces du puzzle, contrôler l'avancement et établir un document stratégique cohérent et clair.

Le consultant Möbius disposait des compétences requises pour recueillir les informations utiles, tant au niveau interne qu'externe, ce qui lui a permis d'acquérir très rapidement les connaissances nécessaires pour établir le plan stratégique en matière de soins (et ce dans le cadre utilisé par le Gouvernement flamand). Tous les efforts qui s'imposaient ont été déployés en vue de respecter les délais que nous avions fixés, même si les contraintes de temps étaient énormes. Le résultat final ? Un plan stratégique en matière de soins magnifiquement établi, avec une vision claire, dans lequel les lignes directrices sont bien visibles et qui tient compte des nuances et de certains accents. Étant donné que les collaborateurs/participants ont beaucoup apprécié la collaboration avec Möbius dans le cadre de cette mission, il en a résulté un climat positif au KEI. Bref, une collaboration très utile et réussie !

Christiaan Decoster Président du conseil d'administration KEI

Approche

Möbius a aidé le KEI à établir le plan stratégique en matière de soins en suivant un processus structuré et en impliquant les principales parties prenantes. Plusieurs principes majeurs ont guidé l'établissement de ce plan :

Dans le cadre de la mise en réseau : aboutir à une stratégie en matière de soins en adéquation avec/supportée par les principales parties prenantes ;
Prendre la demande comme point de départ (besoins concrets des patients, actuels et estimés) ;
Mettre à l'avant-plan le patient individuel ainsi que sa situation et ses besoins personnels.

Cet exercice a permis d'identifier de nombreux facteurs :

Facteurs internes : accessibilité géographique, rôle du KEI dans la région de soins, sphère d'influence pertinente à l'heure actuelle, profil d'âge et pathologies des patients admis au KEI, qualité actuelle des soins prodigués, perception, satisfaction et attentes des patients hospitalisés au KEI ainsi que des services sociaux des hôpitaux en Flandre (comme référents), opinion et vision de médecins, de membres de la direction et du conseil d'administration ;
Facteurs externes : offre de revalidation en Flandre, phénomène des secondes résidences, évolution démographique (vieillissement) en Flandre et dans la région du KEI, estimation de la capacité nécessaire de l'hôpital à l'horizon 2025, mise en place de réseaux locorégionaux et besoin en spécialisation/missions suprarégionales, avis et vision d'experts extérieurs au KEI.

Recherche documentaire

Au cours d'une phase exploratoire, Möbius a analysé une quantité de documentation et d'études existantes : rapport annuel, chiffres relatifs aux hospitalisations, résultats de l'audit réalisé par la Zorginspectie (agence flamande chargée de l'inspection des soins) et de propres mesures de la qualité, étude du KCE (Centre fédéral d'expertise des soins de santé) concernant la capacité nécessaire de l'hôpital en 2025.

Enquête auprès des parties prenantes

Möbius disposant d'une large expérience dans la réalisation d'enquêtes, de nombreuses enquêtes ont été menées auprès des parties prenantes dans le cadre de la mise en réseau et de l'intégration de la perspective du patient. Ainsi, des interviews exploratoires approfondies ont eu lieu avec des référents afin d'identifier les aspects importants à prendre en compte. Une quantification de l'apport a ensuite été réalisée au moyen d'une enquête en ligne. Par ailleurs, Möbius a organisé des interviews personnelles avec des patients en vue d'intégrer la perspective du patient. Des discussions ont également été menées avec les directeurs de nombreux hôpitaux et de quelques autres établissements de soins (maisons de retraite, maisons de convalescence ...) afin de prendre en compte leur point de vue et leur vision. Möbius agissait à cet égard en qualité de partie indépendante et neutre afin de connaître et de consolider l'avis et la vision de nombreux acteurs dans le réseau (directeurs d'hôpitaux, politique, spécialistes et professeurs).

SWOT

Sur la base de tout cet apport, une analyse SWOT a été réalisée et l'orientation stratégique des soins a été définie lors d'ateliers avec les médecins et la direction du KEI. Après présentation et validation au conseil d'administration, l'orientation stratégique a été développée lors d'entretiens et de séances de travail avec les personnes concernées du KEI et les partenaires du réseau choisis pour la collaboration. Les résultats de cet exercice de réflexion ont été concrétisés dans un plan stratégique détaillé en matière de soins pour les dix années à venir.

Résultat

Le plan stratégique en matière de soins comprend une description claire de la mission, des valeurs, de la vision et des objectifs stratégiques du KEI. Ces derniers ont été concrétisés en objectifs opérationnels. La réflexion portait sur des thèmes tels que le choix de niches spécifiques, la collaboration régionale et suprarégionale, la collaboration avec la première ligne, l'organisation interne ...

Il a été décidé de travailler avec des profils de soins biopsychosociaux spécifiques à chaque pathologie, des check-lists comprenant un ensemble d’indicateurs (« evidence-based »), qui doivent être complétées par tous les prestataires de soins concernés de l’équipe multidisciplinaire. Cette méthode permettra un échange efficient des données du patient dans les réunions multidisciplinaires avec, à la clé, des objectifs individuels (à court et long terme), des interventions spécifiques par prestataire et une planification des soins à long terme ... : une forme extrêmement poussée de segmentation visant à répondre du mieux possible à la situation, aux besoins et aux désirs spécifiques de chaque patient.

Sur la base d'une première estimation des besoins, une quantification de l'offre future a également été réalisée et transposée en capacité nécessaire.