Approche
La mission a été menée en collaboration avec un Groupe de Projet et un Comité de Pilotage constitués à cet effet, avec une communication régulière vers l'organisation interne et un retour au Conseil d'Administration.
L'accompagnement s'est déroulé en plusieurs phases :
Phase 1 : Exploration de l'organisation même et du paysage des soins de santé mentale
Une phase d’exploration a été lancée, avec les activités suivantes :
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Effectuer des recherches documentaires, pour mieux connaître l'organisation et avoir un aperçu approfondi du paysage des soins de santé mentale, des évolutions et tendances importantes etc.
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Mener des entretiens exploratoires avec des personnes clés afin de clarifier les attentes, de saisir les préoccupations et les points d'attention et de recueillir des informations pour l'analyse « SWOT » et les tendances.
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Rédiger un résumé d'informations sur les soins de santé mentale, rassemblant des informations clés et des idées issues des notes du gouvernement, de la législation, d'études et de rapports accessibles au public sur les soins de santé mentale etc., afin de fournir à toutes les personnes impliquées une base solide pour la trajectoire stratégique.
Phase 2 : Réalisation d'une étude de stratégie de soins
L'étude stratégique comprenait les volets suivants :
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D'une part, effectuer une analyse approfondie des données, basée à la fois sur les données internes de Karus et sur les sources de données accessibles au public. Un aperçu a été obtenu sur le profil du bénéficiaire des soins, la demande de soins et ses évolutions, l'offre de soins dans la région, la part de marché de Karus etc.
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D'autre part, organiser des ateliers avec trois groupes de travail spécialement constitués (un groupe de travail Médical, un groupe de travail Thérapie et un groupe de travail Soins – chacun avec environ 12 représentants), pour préparer davantage l'analyse SWOT et les tendances et pour effectuer une première traduction vers les choix stratégiques ; suivis d'un atelier de consolidation avec un groupe de travail multidisciplinaire (composé de trois représentants de chacun des groupes de travail précédents).
Phase 3 : Établir l'orientation stratégique des soins
Sur la base de toutes les informations recueillies lors des phases précédentes, les choix stratégiques de soins ont été déterminés, à travers les étapes suivantes :
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Lors d'un atelier préparatoire avec le Groupe de Projet, le processus de prise de décision a été fixé et l'approche de suivi des ateliers avec les groupes de travail a été déterminée.
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Par la suite, des apports complémentaires ont été recueillis auprès des trois groupes de travail (Médical/Thérapie/Soins) : une réflexion a été menée sur les piliers de la future organisation des soins importants dans les choix de l'offre, et un exercice autorisant le rêve a été organisé (que (ne) voulons-nous (pas) offrir de la part de Karus).
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Toutes les informations recueillies ont été utilisées pour travailler avec le Comité de Pilotage : le cadre de l'orientation stratégique des soins a été déterminé et la manière d'élaborer les scénarios de l’offre a également été déterminée.
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Au cours d'un atelier avec le groupe de travail multidisciplinaire, différents scénarios de l’offre ont été élaborés (un pour chaque point de vue : médical, thérapie et soins).
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Par la suite, un atelier a été organisé avec le Groupe de Projet et l’orientation stratégique des soins a été établie, sur la base de toutes les étapes précédentes.
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Finalement, lors d'une journée stratégique avec le Comité de Pilotage, les choix ont été discutés et, le cas échéant, approfondis ou affinés.
Le plan stratégique de soins (individuel) pour Karus a été rédigé dans le modèle du gouvernement flamand. Ceci a été fait également sous la supervision de Möbius, en coordination fréquente et en étroite collaboration avec l'équipe de Direction.
Résultats
Karus dispose maintenant d'un plan stratégique de soins entièrement élaboré, qui a été développé de manière participative. Le plan contient des choix clairs pour l’offre future, dûment justifiés et soutenus au maximum par les médecins et les employés de l'organisation. L'ensemble de l'exercice de réflexion stratégique s’est consciemment inscrit dans un cadre plus large de soins intégrés. Lors de la rédaction, une attention a été accordée aux évolutions dans les groupes d'âge, de l'incidence/prévalence des pathologies, mais aussi aux évolutions des méthodes de traitement etc. et aux connaissances/preuves scientifiques dans ce domaine. Cela rend également le plan progressif et à l’épreuve du temps. Une analyse de rentabilité a aussi été effectuée pour s'assurer que Karus puisse rester une organisation financièrement saine, afin de pouvoir continuer à investir dans l'avenir. Une réflexion a également été menée sur l'organisation future des soins et sur la manière dont l’offre de soins peut être rendue accessible au maximum aux bénéficiaires de soins et à leur contexte.
