Approche
Le département Prévention a cherché à obtenir, durant le processus d'élaboration de la vision, une forte adhésion aux résultats :
- En premier lieu, les collaborateurs du département ont dû être engagés autant que possible dans l’élaboration de la vision et de la stratégie (et puis dans l’élaboration d'une structure et d'un fonctionnement du département adéquats à leur mise en œuvre), au moyen d'un processus participatif – niveau de la 'co-création' – dans lequel tous les éléments nécessaires ont fait l’objet d’une réflexion approfondie;
- Par ailleurs, l'élaboration de la vision devait, autant que possible, prendre en compte les informations et les attentes des principales parties prenantes (externes).
À cette fin, nous avons proposé l'approche suivante :
Nous avons commencé par une courte analyse documentaire. Nous avons également mené des discussions / consultations auprès de divers groupes de parties prenantes, des collaborateurs internes ainsi que d'autres parties prenantes externes telles que le département Environnement, le département Enseignement, l’Association des villes et communes flamandes, mais aussi des mutualités et des experts universitaires, afin de connaître leurs attentes et de déterminer la meilleure manière de collaborer avec d'autres domaines politiques. Cette approche est capitale dans le contexte de la poursuite de l'objectif 'Health in All Policies'.
Tout au long du processus, nous avons en outre organisé de nombreuses sessions de travail avec les collaborateurs, sous la forme de sessions par équipe et de sessions générales, auxquels participaient les délégations des différentes équipes, sans oublier un 'World café' pour tous les collaborateurs. Une fois définis la vision et les objectifs stratégiques, un événement a été organisé pour marquer le lancement de la stratégie dans l'ensemble du département. Les collaborateurs ont été initiés, entre autres, à la manière de présenter une histoire et invités à réfléchir aux histoires de réussite qui soutiennent les objectifs stratégiques, puis à les partager avec tous les collègues.
Afin d'informer et d'engager les collaborateurs du département tout au long du processus, nous avons utilisé la plateforme d'interaction et de communication Howspace, où des documents ont été partagés, des discussions organisées afin de demander des feed-back, des sondages réalisés pour définir les priorités et mesurer l’adhésion, etc.
De plus, des vidéos créées spécifiquement pour ce programme ont été partagées :
Durant le programme, nous avons utilisé, là où c’était possible, des vidéos, des images, de la musique, etc., afin de rendre la matière suffisamment attrayante et vivante. Nous avons ponctué le programme de divers moments d'inspiration (ainsi, des connaissances ont également été transmises aux collaborateurs), par exemple :
Résultat
Outre une vision et des objectifs stratégiques, le programme a également fourni un aperçu des partenaires stratégiques et une évaluation / orientation concernant la collaboration actuelle et future.
En outre, en concertation étroite avec les collaborateurs du département, nous avons travaillé sur les fondements d'une nouvelle structure et d'un nouveau fonctionnement du département, afin de 'fluidifier' progressivement ce dernier et d’utiliser davantage les principes d'autogestion pour pouvoir ainsi réagir avec souplesse à la multitude de thématiques complexes et aux changements affectant le contexte dans lequel le département est actif. Ensemble, nous avons défini une nouvelle structure et un certain nombre de principes de fonctionnement importants pour le département.
Le programme a fourni au département une vision, des objectifs stratégiques et des principes de fonctionnement bénéficiant d’une large adhésion dans le département, comme en témoigne un sondage que nous avons organisé sur la plateforme Howspace sur le soutien des collaborateurs à l'égard de la vision et des objectifs formulés, ainsi que des principes de fonctionnement établis :
