De plus en plus souvent, nous voyons nos clients demander un accompagnement externe sous la forme d'une gestion de projet ou de programme pour mettre sur la bonne voie des programmes de changement importants et complexes concernant la réforme, l'intégration, la numérisation etc. Cela nécessite souvent l'implication d'une multitude de parties prenantes. Comme notre « purpose » est de jeter des ponts entre les personnes et les organisations et de contribuer ainsi à la création de réseaux, nous assumons ce rôle avec plaisir.
Le succès et la réussite d'une transformation sont déterminés par de multiples facteurs. Le recours à la gestion de programme ne doit pas être surestimé, car la dynamique propre à l'organisation ou la culture du changement de celle-ci sont également déterminantes. Néanmoins, le gestionnaire de programme a un rôle important à jouer pour conduire l'ensemble de l'organisation sur la route du processus de transformation et la guider vers le résultat souhaité.
Notre expérience nous permet de tirer quelques enseignements :
- Pendant un trajet de transformation, le gestionnaire de programme joue le rôle de facilitateur tout au long du processus. Cela signifie que le gestionnaire de programme se concentre sur les bonnes questions aux bons moments, mais surtout qu'il assure la liaison. Un bon gestionnaire de programme doit donc posséder plusieurs talents. Il n'est pas un expert, mais il est suffisamment compétent dans différents domaines (financier, technologique, juridique, administratif etc.) pour pouvoir positionner les bons experts et faire avancer le programme.
- La complexité d'une transformation est surtout déterminée par les parties prenantes impliquées dans le changement. C'est pourquoi il est important de mettre en place dès le départ un processus participatif et interactif adapté à la diversité des parties prenantes, et d'assurer un suivi efficace de ce processus de participation.
- L'implication des parties prenantes est également façonnée par la gouvernance du programme. Il est important de clarifier dès le départ la gouvernance du programme : divers groupes d'intégration et de pilotage, composition, délimitation des responsabilités etc.
- Un programme sur le long terme implique souvent la participation de nombreuses personnes. Des dispositions claires et un suivi strict sont donc nécessaires. C'est pourquoi un minimum de structure et d'encadrement est indispensable. Un document de programme clair, avec une description de la structure du programme et une définition claire des rôles et responsabilités de chacun dans le programme, est un excellent outil tout au long de la durée du programma qui pourra également servir comme cadre de référence pour un retour d'information à tout moment. Une plateforme de suivi de l'ensemble de la documentation et des tâches est au moins aussi importante, afin que les personnes concernées puissent voir à tout moment ce qu'elles font les unes par rapport aux autres. C'est là, en outre, que réside le défi de choisir une plateforme qui offre un équilibre entre la simplicité d'utilisation, le pragmatisme et l'ambition de maîtriser l'ensemble du programme.
- Il est au moins aussi important de définir le processus de prise de décision. Les décisions prises par une seule personne ne créent pas d'engagement. Décider à la majorité peut laisser des traces. La prise de décision par consensus présente l'inconvénient d'être lente et, dans certains cas, difficile à mettre en œuvre. C'est pourquoi un processus de prise de décision par consentement est de plus en plus utilisé, avec plusieurs tours consacrés à des questions de clarification sur la proposition faite, des commentaires, des ajustements, une proposition finale et pour terminer, un tour dédié au « veto ». Un tel processus de prise de décision garantit d'une part de pouvoir avancer, mais protège également l'organisation de décisions qui pourraient se révéler dommageables.
- Il est également important de reconnaître la complexité. On parle de contexte complexe lorsque toutes les variables ne sont pas connues et/ou impossibles à maîtriser (alors que dans les contextes clairs ou compliqués, elles sont connues/contrôlables). La gestion des programmes se situe généralement dans le domaine complexe. Souvent, on choisit encore une approche linéaire du plan, et la complexité est ignorée parce qu'on ne nous a pas appris à en tenir compte. Le gestionnaire de programme facilite la navigation dans les systèmes complexes. Voici quelques éléments clés qui peuvent aider à le faire :
- Ne vous concentrez-vous pas uniquement sur les éléments du système, mais aussi sur les relations entre eux. C'est en effet la connaissance des relations qui permet de réduire le degré de complexité ;
- Renforcez les relations entre les acteurs. La force d'un système réside dans la somme de ses relations. La confiance est par conséquent un facteur exponentiel qui consolide la relation. Investissez également dans des rencontres informelles (par exemple via un network lunch) afin de renforcer les relations et la confiance mutuelle ;
- Utilisez la méthode « explorer-sentir-réagir » : faites une petite action, sentez comment le système réagit et ajustez votre action. Il ne s'agit pas d'élaborer des plans quinquennaux, mais d'explorer la prochaine action, étape par étape ;
- Cherchez la résonance comme amplificateur naturel. Qu'est-ce qui fait bouger les gens ? Lorsque vous trouvez une résonance, le système se met automatiquement en mouvement sans devoir tirer ni pousser. Les actions et les résultats se produisent sans dépense d'énergie ;
- La soif de contrôle est une stratégie pour faire face à nos peurs et incertitudes. Essayez de rester serein dans l'incertitude (et même d’y prendre plaisir). C’est une condition importante pour naviguer dans la complexité.
- En ce qui concerne la méthodologie de projet et de changement, on peut se rabattre sur divers modèles tels que le Modèle en Cascade, Scrum, Kotter, ADKAR ... La réalité est que chacun de ces modèles contient de bons éléments et qu'il est préférable d'opter pour une méthodologie de projet et de changement hybride avec des ingrédients provenant de divers cadres de référence. Nous tirons le meilleur de chaque cadre de référence, nous l’appliquons, l’évaluons et l’ajustons. Une approche basée sur l'évaluation et l'ajustement qui peut être rapidement adaptée est la seule bonne option.
- Le temps est fréquemment un goulot d'étranglement. Il y a beaucoup de bonne volonté, mais la réalité quotidienne continue souvent de peser sur les membres du programme. Ce problème peut être résolu (en partie) en introduisant les principes de l'organisation personnelle du travail dans l'équipe du programme et en garantissant des jours fixes consacrés au programme.
- Enfin, le rôle du gestionnaire de programme est également d’assurer que le programme bascule dans un modèle d’organisation et de gestion au bon moment. De cette façon, l'ensemble de l'équipe de direction s'approprie les objectifs et le résultat.
