De gemeente Zundert heeft zich ontwikkeld van een traditioneel georganiseerde gemeente naar een netwerkorganisatie waarin in verschillende programma’s wordt gewerkt aan de opgaven waar de gemeente mee wordt geconfronteerd. Steeds vaker kiest de gemeente ervoor om de opgaven op een projectmatige manier aan te pakken. Dat vraagt van de organisatie dat ze haar competenties op het gebied van projectmatig werken op een hoger niveau brengt. Onder begeleiding van Möbius werd een professionaliseringstraject 'Projectmatig Werken' gestart. Bij de aanvang lag de focus daarin op het versterken van de projectmatige vaardigheden van projectleiders, programmacoördinatoren en programmamanagers.
Aanpak
Binnen het professionaliseringstraject werden de volgende werkzaamheden parallel opgepakt:
0-meting projectmatig werken
Om maatwerk voor het professionaliseringstraject te leveren heeft Möbius interviews afgenomen met 15 medewerkers om een goed beeld te vormen van de ontwikkelmogelijkheden binnen de organisatie rondom projectmatig werken.
Opleiding programmamanagers & projectleiders
Binnen het professionaliseringstraject was een groot gedeelte gereserveerd voor de opleiding en ontwikkeling van programmamanagers en projectleiders. Het opleidingsprogramma is opgezet per rol en kent zowel technische als intermenselijke opleidingen (o.a. basisopleiding Projectmatig Werken, Coachende Vaardigheden, Persoonlijke Werkorganisatie en Situationeel Leiderschap).
Coaching & intervisies
Om de theorie in de praktijk goed toe te passen heeft Möbius 1-op-1 coaching sessies ingezet om de programmamanagers en projectleiders te ondersteunen in hun rol. Daarnaast heeft Möbius diverse (terugkerende) intervisiegroepen begeleid waarbij de medewerkers elkaar ondersteunen en coachen in concrete casussen die zij zelf aandragen.
Verduidelijking rollen en verantwoordelijkheden
Tot slot heeft Möbius ondersteuning geboden aan de doorontwikkeling van Projectmatig Werken in de organisatiestructuur. Hierbij zijn enerzijds de rollen, verantwoordelijkheden en afstemmingslijnen verder vormgegeven. Anderzijds heeft Möbius ondersteund in de standaardisatie van processen door een process flow en procesbeschrijving uit te werken en alle benodigde formats rondom Projectmatig Werken te ontwikkelen en te implementeren.
Resultaat
Het professionaliseringstraject heeft geleid tot de volgende resultaten:
- Ontwikkelstrategie: op basis van de 0-meting door Möbius werden de ontwikkelgebieden van de organisatie blootgesteld.
- Verdere professionalisering van programma- en projectleiders: concrete competentie-ontwikkeling van programma- en projectleiders met een pragmatische en praktische insteek. Elke training had als doelstelling: ‘Morgen toepasbaar op de werkvloer’.
- Ontwikkeling programma- en projectleiders: de programma- en projectleiders zijn veelvuldige gecoacht op concrete casussen die zij zelf inbrachten. Enerzijds vond er coaching plaats door Möbius, anderzijds zijn er intervisiegroepen gevormd waarin de deelnemers elkaar adviseren en ondersteunen.
- Versterking rolzuiverheid: De verschillende interpretaties van rollen en verkeerde verwachtingen zijn weggenomen dankzij verschillende workshops waarbij de rolzuiverheid van de nieuwe rollen centraal stonden. De workshops en input hebben geleid tot een concrete process flow, waarin het proces ‘van idee tot aan oplevering’ staat beschreven. De process flow is volledig ontworpen o.b.v. input uit de organisatie.
