Strategisch moment
FARYS verzorgt diensten in het publieke domein voor steden en gemeenten. FARYS is de overkoepelende naam voor de activiteiten van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden van TMVW en TMVS en de activiteiten van CREAT CV. TMVW staat in voor de opdracht houdende activiteiten: drinkwaterdistributie en –transport, zuivering en beheer van sportaccommodaties. TMVW is verantwoordelijk voor de werking, het onderhoud en de nodige investeringen in drinkwatervoorziening. De afvoer van het afvalwater wordt binnen de zuivering georganiseerd.
Om alle deelnemers (steden en gemeenten) en hun inwoners vlot te kunnen bedienen, heeft TMVW het werkingsgebied en bijhorende dienstverlening opgedeeld in vier werkingszones (Gent, Ronse, Brugge en Asse), die deel uitmaken van de afdeling Domeindiensten. Hoewel er gelijkaardige activiteiten binnen de vier zones worden uitgevoerd, werkte elke zone deels op haar eigen manier.
In 2019 deed TMVW beroep op een externe en onafhankelijk partij om een doorlichting uit te voeren op de operationele efficiëntie van de domeindiensten. In eerste instantie beperkte de studie zich tot zone Asse (inclusief bijhorende antenne in Zaventem). Daarna werden de bevindingen binnen de projectopdracht afgetoetst in de andere zones met als doel een geïntegreerd voorstel te formuleren voor het optimaliseren van de werking in de verschillende zones.
Aanpak
Om een beter beeld te krijgen van de huidige werking van de zones, ving Möbius het project aan met gestructureerde interviews en proceswandelingen bij medewerkers op elk niveau van de organisatiestructuur. Vervolgens werden grondige analyses uitgevoerd op basis van beschikbare data om alle verworven informatie uit de interviews en de observaties op een objectieve manier af te toetsen en verbetervoorstellen te identificeren.
Na het genereren van een gedetailleerde lijst met alle geprioriteerde voorstellen, formuleerde Möbius een aantal belangrijke verbetermogelijkheden over de werking van de zones. Deze werden in detail uitgewerkt samen met de belangrijkste stakeholders om tot een gedragen actieplan te komen.
Na de geslaagde studiefase wordt ook de implementatiefase begeleid door Möbius. De implementatie is opgedeeld in verschillende werkpakketten, elk met hun interne trekker. De trekkers komen regelmatig samen in het programmateam, waar de verschillende werkpakketten worden opgevolgd en geleidelijk aan doorgevoerd.
Resultaten
Möbius werkte een lijst uit met meer dan 50 verbeteracties om de werking in de verschillende zones te optimaliseren. Hieruit werden voorstellen met de grootste impact op interne efficiëntie en klanten- en medewerkerstevredenheid verder uitgewerkt. Deze worden ingevoerd met ondersteuning van Möbius, ze hebben onder andere betrekking op:
- Een efficiënte planning via een state-of-the-art planningssysteem en stroomlijning van het proces
- Een optimalisatie van de organisatiestructuur met focus op efficiënte communicatie, samenwerking en beslissingsname
- De inhoudelijke organisatie van de opdrachten
- De geografische ligging van de zonekantoren en magazijnen, de opdeling van werkingszones en de verdeling van de vennoten over het werkingsgebied
- De mogelijkheid tot van thuis uit vertrekken met bijhorende impact op logistiek en cultuur
- De verdere ontwikkeling van leidinggevende vaardigheden en autonoom werken
