Een onderhoudsorganisatie onder toenemende druk
Een grote Vlaamse onderzoeksuniversiteit beheert een vastgoedportefeuille van ongeveer één miljoen vierkante meter, bestaande uit onderzoeksgebouwen, onderwijsruimtes, kantoren en hoogtechnologische infrastructuur. Het team dat instaat voor het technisch beheer, onderhoud, herstellingen en investeringswerken – goed voor 48 FTE – was echter grotendeels buiten de recente organisatieontwikkeling van de facilitaire dienst gebleven.
Daardoor ontstonden achterstanden in werkorders, liepen doorlooptijden op en werd het onderhoud voornamelijk reactief georganiseerd. Het centrale facility management informatiesysteem (FMIS) werd slechts beperkt benut, processen verschilden tussen disciplines en een structurele onderhoudsplanning ontbrak. Tegelijkertijd zorgden budgettaire druk, de schaarste aan technische profielen en een steeds complexere samenwerking tussen projectingenieurs en het operationele onderhoudsteam voor bijkomende uitdagingen.
De universiteit vroeg Möbius om de werking van het team grondig te analyseren, te benchmarken met vergelijkbare organisaties en aanbevelingen te formuleren om de organisatie toekomstbestendig te maken.
Inzicht creëren in werking, capaciteit en verbeterpotentieel
Om een volledig beeld te krijgen van de huidige situatie combineerde Möbius verschillende analysemethoden.
We startten met interviews met medewerkers en leidinggevenden om de werking, sterktes, knelpunten en structurele uitdagingen van het team in kaart te brengen. Deze kwalitatieve inzichten werden aangevuld met een grondige analyse van personeelsgegevens, budgetten en het ticketsysteem, waarin jaarlijks meer dan 18.000 werk- en onderhoudsverzoeken worden verwerkt. Zo ontstond een objectief beeld van de werkbelasting, beschikbare capaciteit en financiële stromen.
Daarnaast organiseerden we werksessies waarin de tijdsbesteding van het team werd geanalyseerd. Daarbij werd duidelijk hoe investeringsprojecten, vervangingsprogramma's, preventief onderhoud, herstellingen en dagelijkse dienstverlening voortdurend concurreren om dezelfde capaciteit.
Om de eigen werking in perspectief te plaatsen, voerden we ten slotte een benchmark uit met acht vergelijkbare organisaties, waaronder Belgische en Nederlandse universiteiten, een universitair ziekenhuis, een grote openbare ziekenhuisgroep en een facilitaire overheidsorganisatie. Daarbij werden organisatiestructuur, personeelsbezetting, FMIS-gebruik, planningsmethodieken en ondersteunende software met elkaar vergeleken.
Concrete handvatten voor een toekomstgerichte organisatie
De analyse resulteerde in een uitgebreide managementsamenvatting met een helder overzicht van de belangrijkste sterktes, knelpunten en verbeterkansen. Daarbij werd ingezoomd op zes strategische thema's, waaronder langetermijnplanning, digitalisering, organisatiestructuur, governance en rapportering.
Daarnaast leverde de benchmark waardevolle inzichten op in de prestaties en organisatie van vergelijkbare instellingen, waardoor de universiteit haar eigen werking objectief kon positioneren.
Op basis van alle bevindingen werden de verbeterinitiatieven geprioriteerd volgens impact en implementatie-inspanning. Dit resulteerde onder meer in aanbevelingen voor een aangepaste organisatiestructuur, een sterkere samenwerking tussen project- en onderhoudsteams, de toekomstige heraanbesteding van het FMIS, een meer planmatige onderhoudsaanpak en een betere financiële opvolging van werkorders. Zo kreeg de universiteit een concreet en onderbouwd verbetertraject om haar technisch gebouwbeheer efficiënter en toekomstbestendig te organiseren.
