Aanpak
Meer dan 100 administratieve dienstverleners werken verspreid over verschillende afdelingen in Port of Antwerp-Bruges. Dit kan je letterlijk nemen daar ze op uiteenlopende locaties in en rond de haven werken en omdat elke afdeling doorheen de tijd zijn eigen manier van werken ontwikkelde. Via een werklastmeting brachten we de spreiding en inhoud van het takenpakket van deze groep medewerkers in kaart. We identificeerden de activiteiten die in de verschillende afdelingen worden opgenomen en capteerden via een brede bevraging de tijdsbesteding en werkdruk van elk van hen. Met deze resultaten onder de arm organiseerden we verschillende participatieve sessies met onze doelgroep. Dit ging van een wereldcafé over individuele interviews tot een interactieve inspiratiessessie over innovatieve arbeidsmodellen. Hierin co-creëerden we 4 nieuwe werkmodellen, met en voor de administratieve dienstverleners. Een sterke aanpak die ons toeliet om een stevig draagvlak uit te bouwen bij de medewerkers.
Aansluitend op de studiefase werden we gevraagd om ook de implementatie te begeleiden. Concreet hebben we hierbij trajecten opgezet voor het uitbouwen van een mobiel team, het creëren van community van medewerkers, het introduceren van zelforganiserende teams in Port of Antwerp-Bruges en het centraliseren van specifieke administratieve activiteiten.
4 elementen keerden bij elk traject terug, namelijk:
-
Kijken over het muurtje: via een referentiebezoek bij, interviews met of testimonials van andere organisaties namen we hun ervaringen en leerlessen van de eerste keer mee in onze eigen trajecten.
-
Werksessies: voor elk traject meldde zich een groep enthousiaste medewerkers aan die samen aan de slag ging tijdens een maandelijkse werksessie en zo hun toekomstige organisatie mee vorm gaf.
-
Vinger aan de pols: aan de hand van infosessies en korte peilingen informeerden we de (bredere) organisatie en konden we continu bijsturen op basis van hun feedback.
-
Roll-out: voor elk traject eindigde onze ondersteuning met een vooruitzicht op de mogelijkheden om het werkmodel verder uit te rollen in de ganse organisatie.
Resultaat
Port of Antwerp-Bruges beschikte aan het einde van dit traject over vier verankerde werkmodellen die de administratieve dienstverleners verder dragen en uitrollen in de hele organisatie. Met dit verandertraject creëerden we een hechter communitygevoel bij de administratieve dienstverleners, een sterkere synergie tussen de medewerkers en hun afdelingen en meer wederzijds respect tussen de administratieve medewerkers en de andere rollen in Port of Antwerp-Bruges. Daarnaast leidden verschillende initiatieven tot een hogere efficiëntie in en optimalisatie van de werking.
