Approche
Le port d'Anvers-Bruges emploie plus de 100 prestataires de services administratifs dans différents départements situés à divers endroits dans et autour du port. Au fil des ans, chacun de ces départements a développé sa propre façon de faire les choses. Nous avons utilisé une évaluation de la charge de travail pour déterminer les activités de ce groupe d'employés et les variations entre elles. Nous avons identifié les activités de chaque département et mesuré, à l'aide d'un vaste questionnaire, le budget temps et la charge de travail de chacun d'entre eux. Sur la base de ces résultats, nous avons organisé diverses sessions participatives avec notre groupe cible. Il s'agissait notamment d'un World Café, d'entretiens individuels et d'une session interactive d'inspiration sur les modalités de travail innovantes. Lors de cette session, nous avons contribué à créer quatre nouvelles modalités de travail avec et pour les prestataires de services administratifs. Une approche forte qui nous a permis d'établir une base de soutien avec les employés.
Après la phase d'étude, il nous a été demandé de prendre en charge la mise en œuvre. Nous avons établi des projets pour la mise en place d'une équipe mobile, la création d'une communauté pour les employés, l'introduction d'équipes auto-organisées et la centralisation d'activités administratives spécifiques.
Quatre éléments sont revenus dans chaque projet :
- Apprendre de ses pairs : par le biais d'une visite de référence, d'entretiens ou de témoignages d'autres organisations, nous avons directement mis en œuvre l'expérience et les enseignements des employés dans nos propres projets.
- Séances de travail : pour chaque projet, un groupe d'employés enthousiastes s'est porté volontaire pour aider à façonner l'avenir de leur organisation lors d'une séance de travail mensuelle.
- Informer et adapter : nous avons informé l'organisation (élargie) au moyen de séances d'information et avons reçu un retour d'information par le biais de courts questionnaires. Nous avons pu procéder à des ajustements constants sur la base de ce feedback.
- Déploiement : pour chaque projet, nous avons conclu notre soutien par un aperçu des possibilités de mise en œuvre du modèle dans l'ensemble de l'organisation.
Résultats
A la fin de ce processus, le Port d'Anvers-Bruges était équipé de quatre modèles de travail intégrés que les prestataires de services administratifs pouvaient soutenir et déployer dans toute l'organisation. Ce processus de changement a permis d'accroître le sentiment de communauté parmi les prestataires de services administratifs, de renforcer la synergie entre les employés et leurs départements et de créer un plus grand respect mutuel entre les employés administratifs et les autres rôles au sein du Port d'Anvers-Bruges. En outre, diverses initiatives ont conduit à une plus grande efficacité et à une optimisation des opérations.
