We delen graag vijf lessen uit de opleiding ‘Capaciteitsexpert in Zorg en Welzijn’ die georganiseerd werd door Zorgondersteuning vzw. Deze organisatie wil mensen uit alle Vlaamse zorg- en welzijnsaanbieders samenbrengen om via kennisdeling zorgondersteunende processen te verbeteren.
De opleiding ‘Capaciteitsexpert in Zorg en Welzijn’ gaat over integraal capaciteitsmanagement waarbij de vraag naar zorg en het aanbod van zorg afgestemd worden over de hele zorgketen heen. Hierbij wordt gestreefd naar een optimale doorstroming tussen verschillende diensten. Een goede flow is een voorwaarde om capaciteit optimaal te benutten en wachttijden te vermijden.
Dit zijn onze 5 lessen uit de opleiding integraal capaciteitsmanagement:
-
Bedplanning focust nog te vaak op het toewijzen van bedden aan toekomstige opnames eerder dan op capaciteitsplanning. Bedplanning moet evolueren van een administratief proces binnen de silo patiëntenadministratie/verpleging naar een bedrijfskritisch centraal proces waarbij het slim gebruik van data de multi-resource planning (bedden, OK, personeel) ondersteunt, rekening houdend met de doelstellingen van de hele zorgketen. Dit kan door het werken met een multidisciplinair team (artsen – verpleging – administratie), ondersteund door één of meerdere dashboards dat alle middelen in kaart brengt en monitort (momentaan en predictief).
-
Variabiliteit in vraag (bijvoorbeeld aantal spoedopnames) en aanbod (bijvoorbeeld beschikbaarheid personeel) hebben een impact op de benutting van de middelen, de doorstroom van de patiënten en de wachttijden. Daarom is het belangrijk om bij aanvang van een optimalisatietraject de variabiliteit in vraag en aanbod in kaart te brengen. Dit kan mathematisch via het berekenen van standaarddeviaties, gemiddelden, medianen en kwartielen, maar ook visueel door middel van een histogram dat de verdeling in vraag of aanbod weergeeft.
-
Schaalvergroting of pooling waarbij de instroom en capaciteit van twee eenheden gedeeld worden, heeft enkel zin wanneer de ‘bedieningstijden’ van deze eenheden niet sterk van elkaar afwijken. Door bijvoorbeeld de bedplanning van twee verpleegafdelingen met een gelijkaardige opnameduur samen te nemen of te poolen, daalt de relatieve variabiliteit waardoor het groter geheel beter zal presteren dan de twee kleinere delen. Wanneer de opnameduur te sterk verschilt tussen de twee verpleegafdelingen, zal de relatieve variabiliteit toenemen en het grotere systeem slechter presteren dan de twee kleinere systemen apart.
-
De benodigde buffercapaciteit voor een bepaalde dienst of groep van diensten wordt bepaald op basis van de berekende variabiliteit en de weigerkans. De weigerkans is een voor de organisatie voor een bepaalde periode aanvaardbaar percentage waarbij de gevraagde zorg niet tijdig kan worden aangeboden.
-
Het operatiekwartier kent een dure en schaarse capaciteit en heeft bovendien een grote invloed op het aantal opnames in het ziekenhuis. Om deze twee redenen is het belangrijk om de variabiliteit in het OK-schema te reduceren. Dit kan door het introduceren van plangroepen en planquota. Plangroepen zijn groepen van ingrepen die vergelijkbaar zijn op vlak van OK-tijd, ligduur en zorgpad. Het werken met planquota houdt in dat er op voorhand vastgelegd wordt hoeveel patiënten er per verpleegeenheid gepland mogen worden op OK.
De eerste stap richting integraal capaciteitsmanagement bestaat uit het verkrijgen van inzichten in de benutting van schaarse middelen en te bouwen aan wat we vandaag vaak een ‘digital twin’ noemen. De digital twin is een set aan beslissingsondersteunend instrumentarium dat de zorginstelling in staat stelt om in een ‘veilige’ omgeving te experimenteren en zo te streven naar een optimale benutting van de middelen (zowel binnen de huidige werking als in functie van verbouwingen, nieuwbouw en samenwerkingen).
Daarnaast is het belangrijk dat capaciteitsmanagement evolueert tot een proces of op zijn minst een programma dat multidisciplinair wordt ‘getrokken’ of ‘ondersteund’.
Vanuit Möbius kunnen we ondersteuning en begeleiding voorzien om de ‘digital twin’ op te zetten en het programma capaciteitsmanagement te coachen of tijdelijk in te vullen. Op die manier wordt capaciteitsmanagement geïnternaliseerd en maakt het integraal deel uit van de werking van de eigen organisatie.
