Nous partageons avec vous cinq leçons tirées du cours ‘Capaciteitsexpert in Zorg en Welzijn’ organisé par Zorgondersteuning vzw. Cette organisation veut réunir des personnes de tous les prestataires flamands de soins et d'aide sociale afin d'améliorer les processus d'aide aux soins par le partage des connaissances.
Le cours ‘Capaciteitsexpert in Zorg en Welzijn’ concerne la gestion intégrale des capacités, dans laquelle la demande et l'offre de soins sont coordonnées tout au long de la chaîne de soins. L'objectif est de parvenir à un flux optimal entre les différents services. Une bonne circulation est une condition préalable pour une utilisation optimale des capacités et pour éviter les temps d'attente.
Voici les 5 leçons que nous avons tirées du cours sur la gestion intégrale des capacités:
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La planification des séjours se concentre encore trop souvent sur l'allocation de lits aux futures admissions plutôt que sur la planification des capacités. La planification des lits devrait passer d'un processus administratif au sein du silo de l'administration des patients/des soins infirmiers à un processus central essentiel pour l'entreprise, dans lequel l'utilisation intelligente des données soutient la planification de ressources multiples (lits, bloc opératoire, personnel), en tenant compte des objectifs de l'ensemble de la chaîne de soins. Cela peut se faire en travaillant avec une équipe multidisciplinaire (médecins - infirmiers - administration), soutenue par un ou plusieurs tableaux de bord qui cartographient et contrôlent toutes les ressources (instantanées et prédictives).
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La variabilité de la demande (par exemple, le nombre d'admissions d'urgence) et de l'offre (par exemple, la disponibilité du personnel) a un impact sur l'utilisation des ressources, le flux des patients et les temps d'attente. Il est donc important d'identifier la variabilité de l'offre et de la demande dès le début d'un processus d'optimisation. Cela peut se faire mathématiquement en calculant les écarts types, les moyennes, les médianes et les quartiles, mais aussi visuellement à l'aide d'un histogramme qui montre la distribution dans l'offre ou la demande.
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La mise à l'échelle ou pouling en partageant l'admission et la capacité de deux unités n'a de sens que si les ‘temps de fonctionnement’ de ces unités ne sont pas très différents les uns des autres. Par exemple, en combinant ou en mettant en commun la planification des lits de deux unités de soins ayant des temps d'admission similaires, la variabilité relative diminuera et l'ensemble plus grand sera plus performant que les deux parties plus petites. Lorsque la durée d'admission diffère trop entre les deux unités de soins, la variabilité relative augmentera et le système le plus grand sera moins performant que les deux systèmes plus petits pris séparément.
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La capacité tampon requise pour un certain service ou groupe de services est déterminée sur la base de la variabilité calculée et du taux de refus. Le taux de refus est un pourcentage acceptable pour l'organisation pour une certaine période où les soins demandés ne peuvent être fournis à temps.
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Le bloc opératoire a une capacité coûteuse et rare et, de plus, il a une grande influence sur le nombre d'admissions à l'hôpital. Pour ces deux raisons, il est important de réduire la variabilité du calendrier des opérations. Cela peut se faire en introduisant des groupes de plans et des quotas de plans. Les groupes de plans sont des groupes d'interventions comparables en termes de temps d'opération, de durée de séjour et de parcours de soins. Travailler avec des quotas de plan signifie que le nombre de patients par unité de soins qui peuvent être programmés pour le bloc opératoire est déterminé à l'avance.
La première étape vers une gestion intégrale des capacités consiste à se faire une idée de l'utilisation des ressources rares et à construire ce que nous appelons souvent aujourd'hui un ‘digital twin’. Le digital twin est un ensemble d'outils d'aide à la décision qui permet à l'établissement de soins de santé d'expérimenter dans un environnement ‘sûr’ afin de s'efforcer d'optimiser l'utilisation des ressources (à la fois dans le cadre du fonctionnement actuel et à la suite de rénovations, de nouveaux bâtiments et de collaborations).
En outre, il est important que la gestion des capacités évolue vers un processus, ou du moins un programme, qui soit ‘tiré’ ou ‘soutenu’ par une équipe multidisciplinaire.
Chez Möbius, nous pouvons fournir un soutien et des conseils pour mettre en place le ‘digital twin’ et pour encadrer ou compléter temporairement le programme de gestion des capacités. De cette façon, la gestion des capacités est internalisée et devient une partie intégrante du fonctionnement de l'organisation.
