Hoe werkt integraal capaciteitsmanagement in ziekenhuizen?
Capaciteitsmanagement richt zich op het optimaliseren van de beschikbare middelen in de zorgketen om zo efficiëntie en patiëntentevredenheid te verhogen. Möbius zet geïntegreerde capaciteitsplanning in, waarbij data-analyse en simulatie worden gebruikt om verschillende zorgprocessen—zoals consultatieplanning, operatieplanning, beddenplanning en personeelsplanning—op elkaar af te stemmen. Dit zorgt ervoor dat bestaande capaciteiten optimaal worden benut en dat de zorginstelling flexibel kan reageren op veranderende behoeften.
Integraal capaciteitsmanagement
Integraal capaciteitsmanagement in de zorg stelt ziekenhuizen in staat om de steeds complexere zorgvraag effectief te beheren. Door data-analyse en multidisciplinaire samenwerking worden middelen zoals personeel, bedden en apparatuur nauwkeurig afgestemd op de zorgvraag. Deze geïntegreerde aanpak optimaliseert de inzet van capaciteit, vermindert wachttijden en verbetert de patiënttevredenheid. Ziekenhuizen kunnen zo snel inspelen op fluctuaties in zorgbehoefte, wat leidt tot een efficiëntere benutting van middelen, hogere kwaliteit van zorg en een naadloze patiëntreis.
We delen graag vijf lessen uit de opleiding ‘Capaciteitsexpert in Zorg en Welzijn’ die georganiseerd werd door Zorgondersteuning vzw. Deze organisatie wil mensen uit alle Vlaamse zorg- en welzijnsaanbieders samenbrengen om via kennisdeling zorgondersteunende processen te verbeteren.
De opleiding ‘Capaciteitsexpert in Zorg en Welzijn’ gaat over integraal capaciteitsmanagement waarbij de vraag naar zorg en het aanbod van zorg afgestemd worden over de hele zorgketen heen. Hierbij wordt gestreefd naar een optimale doorstroming tussen verschillende diensten. Een goede flow is een voorwaarde om capaciteit optimaal te benutten en wachttijden te vermijden.
5 Inzichten uit de opleiding ‘Capaciteitsexpert in Zorg en Welzijn’:
-
Bedplanning moet evolueren naar een strategisch proces
In veel ziekenhuizen wordt bedplanning nog administratief benaderd. Een strategische aanpak waarbij multidisciplinaire teams (artsen, verpleging, administratie) samen data gebruiken, verhoogt de efficiëntie. Dashboards met real-time inzicht helpen hierbij.
-
Inzicht in variabiliteit is cruciaal voor capaciteitsoptimalisatie
Ziekenhuizen hebben te maken met schommelingen in vraag (spoedopnames) en aanbod (beschikbaarheid personeel). Door deze variabiliteit te analyseren via data-analyse en voorspellende modellen, kunnen ziekenhuizen flexibeler inspelen op veranderingen.
-
Pooling/schaalvergroting van capaciteiten werkt alleen bij vergelijkbare zorgpaden
Het combineren van capaciteit tussen afdelingen kan efficiënt zijn, maar alleen als de zorgpaden vergelijkbaar zijn. Bij te grote verschillen neemt de variabiliteit toe en werkt pooling averechts.
-
Buffercapaciteit moet strategisch bepaald worden
Voor kritieke afdelingen zoals IC’s en spoedopnames is een zekere buffercapaciteit nodig. Dit wordt berekend op basis van vraagpatronen en een vooraf bepaalde ‘weigerkans’ (het percentage patiënten dat niet direct geholpen kan worden).
-
Variabiliteit in operatieplanning beïnvloedt ziekenhuiscapaciteit
Het operatiekwartier bepaalt voor een groot deel hoeveel opnames een ziekenhuis kan verwerken. Door plangroepen en planquota te gebruiken (vooraf vastleggen hoeveel patiënten per verpleegeenheid op OK mogen), kan de efficiëntie van het OK-gebruik worden verhoogd.
De Rol van Digital Twins in Capaciteitsmanagement
De eerste stap richting integraal capaciteitsmanagement bestaat uit het verkrijgen van inzichten in de benutting van schaarse middelen en te bouwen aan wat we vandaag vaak een ‘digital twin’ noemen. De digital twin is een set aan beslissingsondersteunend instrumentarium dat de zorginstelling in staat stelt om in een ‘veilige’ omgeving te experimenteren en zo te streven naar een optimale benutting van de middelen (zowel binnen de huidige werking als in functie van verbouwingen, nieuwbouw en samenwerkingen).
Daarnaast is het belangrijk dat capaciteitsmanagement evolueert tot een proces of op zijn minst een programma dat multidisciplinair wordt ‘getrokken’ of ‘ondersteund’.
Vanuit Möbius kunnen we ondersteuning en begeleiding voorzien om de ‘digital twin’ op te zetten en het programma capaciteitsmanagement te coachen of tijdelijk in te vullen. Op die manier wordt capaciteitsmanagement geïnternaliseerd en maakt het integraal deel uit van de werking van de eigen organisatie.
