De puzzel van capaciteitsmanagement in de zorg

Artikel

Integraal capaciteitsmanagement is meer dan het toewijzen van een bed maar vereist afstemming op verschillende niveaus: wat is er dan nodig om stappen vooruit te zetten?

BLOG_Capaciteitsmanagement_zorg_uitgelicht

Capaciteitsmanagement is een begrip dat Möbius al 10 jaar bezighoudt en dit bij verschillende klanten, in diverse sectoren en in diverse vormen. In de industriële context is capaciteitsmanagement beter gekend als productieplanning, forecasting of sales en operations planning.  In de diensten- en publieke sector praten we al heel lang over (strategische) personeelsplanning om onze personele middelen op het juiste moment beschikbaar te hebben.

Capaciteitsmanagement, of beter integraal capaciteitsmanagement, is bovendien een topic dat al heel lang bestaat en waarbij dagdagelijkse (opname- en ontslag)planning ervoor zorgt dat elk ziekenhuis er elke dag mee bezig is.

  • Het aantal stakeholders (artsen, verpleging, administratie, OK, spoed, patiënt, doorverwijzer, elke medische dienst, HR, …) maakt dat afstemming en coördinatie niet vanzelfsprekend is.
  • Het gemeenschappelijk doel is niet winst waardoor alle neuzen in dezelfde richting krijgen niet zo evident is als bijvoorbeeld in de industrie.
  • Het aantal systemen waar informatie is opgeslagen is divers. Een ERP en één planningssysteem volstaan niet: er is nood aan integratie met een EPD, een OK software, een personeelsplanningsysteem, …
  • Ook de zorg is planbaar, daarover zijn we het eens, maar het is zonder twijfel iets gemakkelijker om de levering van een auto te plannen dan de behandeling van een patiënt te voorspellen. De voorbije 2 jaar hebben ons dat zeer duidelijk gemaakt.

Wat is er dan nodig om toch stappen te zetten?

Ik hou ervan om telkens te redeneren vanuit de ‘kunst van het klein maken’.  In deze materie is het nodig om stappen te zetten en de puzzel iteratief te leggen. Er zijn in elk ziekenhuis al veel puzzelstukken aanwezig maar we weten niet altijd wie ze legt, waar ze liggen en of ze tot dezelfde puzzel behoren. En voor alle duidelijkheid: een tool is slechts één stukje dat kan helpen, maar niet allesomvattend is.

Daarom geloof ik dat we snelheid kunnen maken door te starten en de puzzel op te bouwen. Daarvoor is er wel één kapitein nodig die alle bouwstenen en actoren opzoekt, ze verbindt en met elkaar in gesprek brengt.

Capaciteitsmanagement is bijgevolg een transitietraject waar, bij voorkeur, dezelfde logica wordt gevolgd voor elke transitie. Daarom moeten we ons inzake capaciteitsmanagement de volgende vragen stellen:

  • In welke mate is er een capaciteitsstuurgroep?
  • In welke mate is er een capaciteitsbureau dat dagelijks opvolgt?
  • In welke mate is er een transitiemanager of programmamanager en is die gekend voor alle actoren?

Het invullen van bovenstaande governance structuur inzake capaciteitsmanagement gekoppeld aan het gebruik en linken van relevante data is een belangrijk startpunt op weg naar een proces van integraal capaciteitsmanagement.

We horen graag jullie ervaringen en zijn steeds bereid om van gedachten te wisselen.