La gestion des capacités est un concept sur lequel Möbius travaille depuis 10 ans avec différents clients, dans différents secteurs et sous différentes formes. Dans le contexte industriel, la gestion des capacités est plus connue sous le nom de planification de la production, de prévisions de vente ou de planification des opérations. Dans le secteur des services et le secteur public, nous parlons depuis longtemps de planification (stratégique) du personnel afin de disposer de nos ressources humaines au bon moment.
La gestion de la capacité, ou plutôt la gestion intégrée de la capacité, est également un sujet qui occupe depuis très longtemps le secteur hospitalier ; les hôpitaux planifiant au quotidien admissions et sorties.
- Le nombre de parties prenantes (médecins, infirmiers, administration, bloc opératoire, urgences, patient, référent, chaque service médical, RH, ...) fait que l'alignement et la coordination ne sont pas évidents.
- L'objectif commun n'est pas le profit, ce qui signifie que mettre tout le monde d'accord n'est pas aussi évident que dans l'industrie, par exemple.
- La multiplicité des systèmes où sont stockées les informations. Un ERP et un seul système de planification ne suffisent pas : il faut une intégration avec un DPE, un logiciel de bloc opératoire, un système de planification du personnel, etc.
- Certes, il est vrai que les soins peuvent aussi être planifiés, mais il est sans doute plus facile de planifier la livraison d'une voiture que de prévoir le traitement d'un patient. Les deux dernières années nous l'ont montré très clairement.
Mais comment faire alors ?
J'aime construire mes raisonnements sur "l'art de faire petit". En la matière, il est nécessaire de procéder par étapes et de reconstituer le puzzle de manière itérative. Il existe déjà de nombreuses pièces du puzzle dans chaque hôpital, mais nous ne savons pas toujours qui les place, où elles se trouvent et si elles appartiennent au même puzzle. Et pour être clair : un outil n'est qu'un élément qui peut aider, mais qui est loin d’être complet.
C'est pourquoi je pense que nous pouvons progresser rapidement en commençant dès maintenant à assembler le puzzle. Pour ce faire, nous avons besoin d'un et d’un seul capitaine qui recherche toutes les pièces et les acteurs, les connecte et les fait se parler entre eux.
La gestion de la capacité est donc un processus de transition où, de préférence, la même logique est suivie pour chaque transition. C'est pourquoi nous devons nous poser les questions suivantes lorsque l’on parle de gestion des capacités :
- Dans quelle mesure existe-t-il un groupe de pilotage des capacités ?
- Dans quelle mesure existe-t-il une bureau de capacité qui assure un suivi quotidien ?
- Dans quelle mesure existe-t-il un gestionnaire de transition ou un gestionnaire de programme et est-il connu de tous les acteurs ?
L'élaboration de la structure de gouvernance de la gestion des capacités décrite ci-dessus, liée à l'utilisation et à la mise en relation des données pertinentes, constitue un point de départ important sur la voie d'un processus de gestion intégrée des capacités.
Vos expériences en la matière nous intéressent et nous sommes toujours disponibles pour un échange d’idées.
