De 7 stappen en mijn lessen bij opbouw van het Value4Health-dashboard

De eerste stappen richting Value4Health werden reeds in 2017 gezet. Een ideaal moment om even bij onszelf stil te staan. We delen graag de lessen die we ondertussen leerden aan de hand van de 7 stappen die te zetten zijn naar een waardegedreven zorgdashboard. Deze 7 stappen werden door het Linnean-initiatief (NL) toegelicht in een webinar (juni 2022) en leggen uit hoe je een succesvol dashboard opbouwt.  

Voor wie Value4Health nog niet kent: door slim gebruik te maken van data willen we waarde toevoegen aan de gezondheidszorg. Zo hebben we een waardegedreven zorgdashboard opgebouwd dat activiteiten, kosten en opbrengsten van zorgpaden in een ziekenhuisomgeving in kaart brengt.

Inhoud

• Stap 1: Bepaal doel (en doelgroep)

• Stap 2: Stel een team samen

• Stap 3: Bepaal de data

• Stap 4: IT-systemen inrichten

• Stap 5: Visualiseer de data

• Stap 6: Test en valideer het dashboard

• Stap 7: Implementeer en evalueer

Stap 1: Bepaal doel (en doelgroep) 

Een stap die te vaak wordt onderschat is het afbakenen van het doel van een dashboard. Dit heeft als gevolg dat er tijd en middelen verloren gaan in het verdere proces. Schrijf daarom het doel uit en maak het zo concreet mogelijk. Ga ook na wie de exacte doelgroep is.  M.a.w. wie is de eindgebruiker van het dashboard en waarvoor zal die jouw dashboard inzetten? 

In het geval van Value4Health, bestaat onze doelgroep uit het directieteam en het financieel departement van een ziekenhuis. Ons doel is om inzicht te geven in de activiteiten, kosten en opbrengsten van iedere opname en patiëntengroep (APR-DRG). Hierdoor kan men de invulling van ieder zorgpad vergelijken, en nagaan welke impact verschillen hebben op de kosten en opbrengsten. Mooi afgebakend dus! 

Door onze aanvraag voor VLAIO-subsidies, hebben we onze doelen vanaf de start neergeschreven in een duidelijk projectplan. Ook moesten we op vaste momenten evalueren in welke mate we deze vooropgestelde doelen behaalden. 

Tot slot kan je doelgroep doorheen de tijd veranderen door nieuwe inzichten, bijkomende data en nieuwe features. Zo hebben we binnen Value4Health nu al gefaseerde doelgroepen bepaald: 

1. In een eerste fase bestaat onze doelgroep uit het directieteam en het financieel departement van een ziekenhuis. We hebben hier twee redenen voor: we houden de initiële groep gebruikers bewust klein zodat het vertrouwen in de data kan groeien. Daarnaast hebben zij een duidelijke nood aan benchmarkdata over kosten, opbrengsten en processen. Deze kunnen dan strategisch ingezet worden in optimalisatieprojecten, de nieuwe aankoop van dure apparatuur of in het netwerkverhaal.  

2. In een tweede fase willen we het dashboard uitbreiden naar artsen en patiënten en willen we kwaliteitsindicatoren integreren in het dashboard. Hierdoor kunnen artsen leren uit hun eigen zorgprocessen en zich vergelijken met collega's binnen en buiten het ziekenhuis. Hierdoor is procesverbetering mogelijk. 

3. In een derde fase zouden we – naast informeren – de patiënt ook actiever willen betrekken bij hun zorgpad. Op basis van leeftijdscategorieën en aandoeningen krijgt de patiënt dan een overzicht van mogelijke behandelopties, uitkomsten, etc. Zo komt de patiënt samen met ondersteuning van de arts aan het roer. 
   
   

📘 Lessen uit Value4Health

• Zorg voor een duidelijke scope, een projectplan met deliverables en een projectstructuur waarbij je op afgesproken tijdstippen je voortgang moet rapporteren. 

• Subsidies geven financiële ademruimte om te ontwikkelen, maar ook een rode draad tijdens het ontwikkelproces. 

• Stel het doel en de doelgroepen doorheen de tijd in vraag en durf te veranderen.

Stap 2: Stel een team samen

Het team achter een waardegedreven dashboard moet volgens het Linnean-initiatief minimaal bestaan uit:

• een projectleider

• een maker

• een gebruiker

Verder moet dit team iedereen vertegenwoordigen die bij het zorgpad betrokken is, met andere woorden alle gebruikers van het dashboard. De twee initiatieven die op de webinar werden voorgesteld werkten allebei met een kernteam en een werkgroep: het kernteam omvat de trekkers van het dashboard, terwijl de werkgroep wordt ingezet voor aanvullende informatie en validatie.

Bij Value4Health bestaat ons kernteam uit:

• een projectleider met jaren ervaring op de teller over de financiering van de gezondheidszorg

• data scientists met een economische achtergrond

• een dashboardbouwer met een geneeskunde achtergrond, deze medische kennis helpt bij een juiste(re) interpretatie van de data

Aangezien binnen Value4Health alle verschillende departementen en patiëntengroepen opgenomen zijn in het dashboard, is het onmogelijk om een vertegenwoordiger van elke groep in het kernteam op te nemen. We lossen dit op door jaarlijkse themasessies te organiseren om met een beperkte groep dieper te kunnen ingaan op bijvoorbeeld het budget financiële middelen (BFM), apotheekregistraties en meer.

📘 Lessen uit Value4Health

• Hou je kernteam beperkt. 

• Bouw een complementair team uit.

• Betrek de verschillende stakeholders vanaf de start.

• Overleg vanaf de start van het project met elk betrokken departement in het ziekenhuis om de processen te leren kennen en om een methodiek voor kostenallocatie uit te werken. 

Stap 3: Bepaal de data

Idealiter bevat een dashboard gegevens die zijn ingevuld door zorgverleners en/of gegevens ingevuld door de patiënt. Vraag aan de gebruiker welke informatie zij/hij graag wil zien. Dit kan via interviews, focusgroepen of door deze groep te betrekken in het team. Leg deze informatie naast de informatie die landelijk en internationaal beschikbaar is. Door goed te begrijpen wat relevant is om in het dashboard te tonen vergroot je de (meer)waarde van het dashboard.

Bij Value4Health hebben we er bewust voor gekozen om te starten met data die al beschikbaar is binnen de systemen van het ziekenhuis. Hierdoor vermijden we bijkomende (manuele) registraties die sowieso al overvloedig aanwezig zijn in de ziekenhuizen. Wacht daarom niet op data die je mogelijks mist. Start klein en breid geleidelijk aan uit. Zet parallel processen op om ontbrekende data alsnog te registreren indien waardevol. Voor je het weet ben je een jaar verder in de bouw van het dashboard en heb je nieuwe data die je kan integreren. Stap per stap dus!

Zo is het soms schipperen tussen het niveau van detail dat ieder ziekenhuis kan aanleveren. Ons doel is om data over ziekenhuizen heen te benchmarken. Aggregeer data van ziekenhuizen die een dieper niveau kunnen aanleveren, zodat elk ziekenhuis gelijk komt te staan. Zonde? Niet echt, want de mogelijkheid om te benchmarken blijft zeer waardevol.

📘 Lessen uit Value4Health

• Start met data die aanwezig is.

• Vind het niveau van detail dat ieder ziekenhuis kan aanleveren. 

Stap 4: IT-systemen inrichten

Voordat je met de ontwikkeling van een dashboard begint, is het natuurlijk goed om te weten welke mogelijkheden en beperkingen er binnen de eigen organisatie zijn. Gelukkig hebben steeds meer zorgorganisaties een afdeling business intelligence (BI) die kan helpen met het verzamelen van de data.

Bij Value4Health hebben we ervoor gekozen om met twee algemene en twee universitaire ziekenhuizen van start te gaan om het kluwen aan databronnen bloot te leggen.

In de opstartjaren deden we er alles aan om zelf manipulaties te maken zodat de data uniform werd. Op lange termijn is dit geen goed plan. Besteed voldoende tijd aan het bouwen van duidelijke templates en standaardformaten waarin de ziekenhuizen hun data moeten aanleveren.

Voor de datavisualisatie hebben we verschillende systemen uitgetest. We begonnen in Excel maar schakelden al snel over naar andere software zoals Qlik of R Shiny. Momenteel bouwen we onze dashboard op in PowerBI, wat voor veel ziekenhuizen een toegankelijk platform is aangezien het vaak al aanwezig is.

📘 Lessen uit Value4Health

• Ontwikkel samen met ziekenhuizen en zorg voor verschillende types ziekenhuizen in de steekproef.  

• Zet in op standaard formaten bij de aanlevering van nieuwe data. 

• Durf te veranderen van datavisualisatieplatform. Kijk naar functionaliteit, kostprijs, aanwezigheid van platformen bij de ziekenhuizen om hierin een keuze te maken. 

Stap 5: Visualiseer de data 

Het opbouwen van een dashboard is een iteratief proces. Onderschat deze stap niet qua tijdsinvestering en betrek de eindgebruiker van bij de start. Denk ook goed na hoe je de data zal visualiseren. Heel laagdrempelig is het gebruik van Google bij twijfel (bv. via deze link). Je kan hier natuurlijk veel verder in gaan en iemand aanwerven die hier specifiek voor heeft gestudeerd.  

Bij Value4Health zoeken we inspiratie bij tal van initiatieven binnen en buiten de sector. OTA Insights benchmarkt bijvoorbeeld de kamerprijzen van hotels in functie van allerlei parameters. Sounds familiar? 

📘 Lessen uit Value4Health

• Hou het overzichtelijk. Probeer niet elke view op te nemen die mogelijk interessant zou kunnen zijn. 

• Hou rekening met kleuren. Gebruik bijvoorbeeld zeer gericht groene en rode kleuren, maar overdrijf hier niet mee. Dit kan soms behoorlijk hard overkomen. 

• Gebruik referentiepunten in grafieken. Boven- en ondergrenzen kunnen bijvoorbeeld helpen om gemiddeldes beter te interpreteren.  

• Werk views uit per eindgebruiker. Bouw vervolgens een overzichtspagina die de informatie opdeelt in clusters per gebruiker. Zo kan je de informatie gerichter consulteren.  

• Zoek geregeld naar inspiratiebronnen binnen of buiten de sector. 

• Pas de coachende zin ("Moet ik dit nu doen?") toe op datavisualisatie: “Moet ik de data nu visualiseren?” Door op elk woord de klemtoon te leggen, zie je de verschillende mogelijkheden, zoals hieronder geïllustreerd.