Une gestion plus efficace des effectifs pour les services de garde périscolaire de Pelt

Approche : planification des capacités fondée sur les données pour l’accueil extrascolaire

Analyse du taux d’occupation et de la capacité d’accueil

Pour relever ce défi, une analyse approfondie du fonctionnement actuel a été réalisée. Toutes les données pertinentes ont été collectées et analysées, notamment les plannings du personnel, les structures horaires, les lieux d’accueil, les données de pointage et l’historique des présences des enfants.

Ces données ont permis de cartographier en détail la demande d’accueil. L’évolution du nombre d’enfants présents au cours de la journée a été mise en relation avec les effectifs nécessaires dans chaque lieu d’accueil et pour chaque plage horaire. Cette analyse a ainsi fourni une vision objective des besoins réels en capacité d’accueil et des moments où des accompagnateurs supplémentaires sont nécessaires.

Identification des préférences du personnel et de la faisabilité des horaires

En complément de l’analyse quantitative, le groupe de projet a également examiné les facteurs moins visibles qui influencent fortement la planification du personnel. L’analyse a notamment porté sur les habitudes de travail, les préférences et les contraintes existantes, telles que :

• La préférence pour des horaires continus plutôt que des horaires coupés

• Le souhait de travailler davantage ou moins d’heures

• La possibilité de combiner ce travail avec un deuxième emploi

• Les contraintes de mobilité

• La préférence pour des lieux d’affectation fixes afin de garantir la continuité de l’accueil des enfants

Ces constats ont montré que la planification du personnel dans l’accueil extrascolaire ne relève pas uniquement d’un problème mathématique, mais dépend également de la faisabilité des horaires et de la satisfaction des collaborateurs.

Développement de types d’horaires flexibles pour l’accueil extrascolaire

Sur la base de ces enseignements, plusieurs modèles d’horaires alternatifs ont été élaborés afin de mieux répondre à la demande réelle d’accueil. Alors que l’organisation reposait auparavant principalement sur des types d’horaires fixes, de nouvelles possibilités d’organisation plus flexibles ont été développées.

Par exemple, un accompagnateur peut assurer seul l’ouverture d’un lieu d’accueil, avant d’être rejoint par des collègues lorsque le nombre d’enfants présents augmente. Les effectifs peuvent ainsi être mieux adaptés aux besoins réels, sans compromettre la qualité de l’accueil.

Modèle d’optimisation pour une affectation efficace du personnel

Le principal défi résidait dans le grand nombre de combinaisons possibles entre les collaborateurs, les lieux d’accueil et les types d’horaires. Afin de maîtriser cette complexité, un modèle mathématique d’optimisation a été développé.

Ce modèle calcule automatiquement l’affectation du personnel la mieux adaptée à la demande d’accueil, en tenant compte des éléments suivants :

• Les exigences légales et les ratios d’encadrement enfants-accompagnateurs

• Les préférences du personnel et la faisabilité des horaires

• Les exigences opérationnelles propres à chaque lieu d’accueil

• L’efficience des coûts et les taux d’occupation

Cette approche permet d’éviter les capacités insuffisantes tout en limitant autant que possible les sureffectifs.

Modèle de simulation pour les futurs scénarios de politique d’accueil

En complément de l’optimisation, un modèle de simulation a été développé afin d’évaluer différents scénarios futurs. Il permet d’anticiper les effets des choix politiques et des évolutions externes.

Les scénarios envisagés comprennent notamment :

• Les modifications de la réglementation relative à l’accueil des enfants et aux normes d’encadrement

• L’augmentation du nombre d’enfants fréquentant l’accueil extrascolaire

• L’ouverture de lieux d’accueil supplémentaires

• L’accueil d’enfants ayant des besoins de soutien spécifiques

• La mise en place de nouvelles structures horaires ou de nouveaux plans d’effectifs

Application web pour l’analyse de scénarios et la planification du personnel

Les résultats de ces analyses ont été intégrés dans une application web conviviale. Celle-ci permet à l’organisation de simuler et de comparer différents scénarios de manière autonome, afin de prendre des décisions éclairées et fondées sur les données.

Résultats : une planification du personnel efficace et tournée vers l’avenir

• Une meilleure visibilité sur les capacités, l’occupation et les besoins en personnel. Le projet constitue une base solide pour une planification durable du personnel dans l’accueil extrascolaire. Pour la première fois, l’organisation dispose d’une vision transparente des liens entre la demande d’accueil, les effectifs mobilisés et l’efficacité opérationnelle.

• Un meilleur équilibre entre les horaires de travail et les besoins des collaborateurs. La nouvelle approche permet de mieux adapter les horaires à la réalité opérationnelle ainsi qu’aux préférences du personnel. Elle améliore la faisabilité des horaires et favorise un meilleur équilibre entre la charge de travail et la flexibilité.

• Des décisions politiques étayées grâce à la simulation de scénarios. Les scénarios développés permettent de modéliser concrètement différentes options politiques. Leur impact sur la charge de travail, la capacité d’accueil, la fidélisation du personnel et l’efficience des coûts peut ainsi être évalué avant toute prise de décision.

• Une organisation de l’accueil extrascolaire prête pour l’avenir. Grâce à la combinaison de l’optimisation, de la simulation et de l’analyse des données, l’équipe en charge de la politique dispose d’un outil puissant pour anticiper les défis à venir. Cette approche contribue à mettre en place à Pelt une organisation de l’accueil extrascolaire mieux préparée aux pénuries de personnel et à l’évolution de la réglementation.