Amélioration de la collecte de données au SPW Mobilité Infrastructures

Approche

Le projet s'est déroulé en 3 phases : une phase de diagnostic du fonctionnement actuel, une phase de co-construction du processus futur et une phase de mise en œuvre du processus révisé.

1. Diagnostic du fonctionnement actuel

Dans le cadre de la première phase de diagnostic, Möbius a organisé plus de quarante entretiens individuels avec un panel représentatif de profils de direction, de chefs de projet et de personnel administratif impliqués dans la gestion de ces données pour comprendre les barrières potentielles et identifier les raisons des éventuels dysfonctionnements actuels (au niveau processus, organisationnel, technique …). Au-delà de la description du processus actuel, une place importante a été donnée à son analyse critique.

2. Co-construction du processus futur

Au cours de la deuxième phase du projet ADMI, Möbius a activement impliqué divers collaborateurs du SPW MI dans l’établissement du processus futur. Les deux ateliers de co-construction avec ce groupe de travail ont permis de formaliser les activités de collecte de l’information dans un processus simplifié. Un modèle commun de données à rapporter a été établi pour standardiser le rapportage de chaque champ de données et une matrice des responsabilités a été définie pour attribuer les responsabilités d'encodage dans l'outil. L’équipe Möbius a ensuite documenté le processus dans un guide d’utilisateur permettant de le mettre en pratique.

D’autre part, le chef de projet interne et Möbius ont traduit les recommandations issues de la phase diagnostique en un plan d’actions afin de concrétiser les propositions d’amélioration. Les améliorations (caractérisées en termes de ressources et de timing et priorisées) ont permis de couvrir :

• Le processus en tant que tel.

• Les outils : la phase de diagnostic ayant permis d’identifier des contraintes liées aux outils d'encodage existants, les besoins d’évolution pour les outils en cours de développement ont été recensés.

• Les aspects humains : il a été primordial de renforcer l’adhésion des acteurs afin d’améliorer l’alimentation permanente et qualitative des données. Pour cela, le caractère essentiel et prioritaire de ce processus pour le SPW MI devait faire l’objet d’une vision partagée par tous. La sensibilisation des acteurs de terrain à l’utilité de ce reporting a fait l’objet d’une attention particulière.

Les résultats de cette phase de co-construction ont été validés par les membres du Comité de Pilotage.

3. Mise en œuvre du processus revu

La dernière phase de mise en œuvre a été lancée début octobre 2022, avec un focus sur les actions prioritaires du plan d’action. D’abord, une Un réseau d'agents du changement a été mis en place pour offrir un soutien durable au terrain et ceux-ci ont été formés à faire percoler les nouvelles habitudes de reporting dans toutes les entités auprès des acteurs de terrain. Les réunions mensuelles de ce réseau ont été facilitées par Möbius pour maximiser l’échange de bonnes pratiques.

En parallèle, des actions de communication ont été réalisées afin de sensibiliser les agents à l’utilité de ce processus de reporting et du rôle qu’ils ont à jouer à cet égard. Au total, 11 sessions d’information ont été organisées dans les différentes directions afin de former les acteurs de la collecte de données au nouveau processus. Les questions et remarques remontées du terrain ont fait l’objet d’un suivi consolidé et de propositions d’actions afférentes dans une dynamique d’amélioration continue. Une capsule vidéo a également été diffusée à travers l’organisation.

De même, les documents formalisés (socle de données, matrice de responsabilités, guide d’utilisateurs …), ont été revus de manière itérative pour répondre aux barrières identifiées par le terrain, qui freinaient le bon déroulement du reporting.

Enfin, divers indicateurs de qualité de la donnée ont été mesurés afin d’évaluer les résultats de la mise en œuvre et ont fait l’objet d’un rapportage et de boucles de communication vers les acteurs. Une ébauche de tableau de bord interactif a été proposée pour le monitoring de ces indicateurs.

À la fin de la mission d’accompagnement, un événement de clôture a été organisé avec l’ensemble des acteurs pour les remercier pour leur implication et les encourager à poursuivre leurs efforts sur le long terme. Deux rapports finaux ont été rédigés à l’intention du SPW MI et du Cabinet. Les conclusions de ces rapports ont été validées lors du dernier COPIL.

Résultats

Au terme de cet accompagnement, la collaboration étroite entre le SPW MI et Möbius aura permis d’atteindre les objectifs suivants:

• Définition d’un processus de reporting uniformisé pour la mise à disposition de la bonne information avec le bon niveau de confiance et au bon moment 

• Mise en place d’une gouvernance en place pour le suivi du cycle de vie du processus et des actions à long terme​

• Sensibilisation des acteurs  à l’importance de la collecte de données 

• Une évolution positive de la mise à disposition des données aux moments clé, ainsi que des indicateurs de perception de la qualité de ces données

Ce projet constitue un changement culturel ambitieux qui prendra du temps à s’ancrer à tous les niveaux de l’organisation de manière durable. L’équipe Möbius a listé les prochaines étapes et les points d’attention pour la pérennisation du projet, à assurer par l’organisation et la gouvernance mises en place.