Comment organiser votre travail et vos équipes dans un environnement de travail hybride

Combien de fois par jour êtes-vous interrompu dans votre travail ?

Le travail hybride s'est imposé comme une nouvelle norme, combinant télétravail et présence au bureau. Cette évolution implique des changements dans le mode d’organisation des équipes. Les employés jonglent aujourd’hui entre plusieurs plateformes de communication (Teams, Outlook, Slack, Whatsapp, ...), ce qui peut entraîner des difficultés de concentration et une surcharge mentale après les heures de travail. Dans le même temps, de nouveaux outils, y compris ceux basés sur l'intelligence artificielle, émergent de jour en jour pour booster l'efficacité et la planification des tâches.

Dans cette période de changements importants affectant le monde du travail, questionner ses habitudes en matière de gestion du temps et de planification de son travail est plus qu’opportun. Il n’est jamais trop tard pour améliorer sa productivité au profit non seulement des résultats de son équipe mais aussi de son équilibre personnel.

Voici quelques bonnes pratiques pour faciliter la collaboration, augmenter votre productivité et réduire votre charge mentale. Si certaines habitudes personnelles sont amenées à évoluer, des résolutions sont à prendre en équipe. Bien souvent, la clé pour atteindre cet équilibre productivité – bien-être réside dans les accords pris entre collègues et avec sa hiérarchie.

Une équipe performante et épanouie à l’heure du travail hybride est une équipe qui...

• A pris des accords clairs sur les canaux de communication à utiliser au quotidien
  • Définissez des règles précises sur les canaux de communication à utiliser selon le type de contenu (par exemple, envoyer un e-mail pour une demande non-urgente, utiliser Teams pour une question urgente, et WhatsApp pour les nouvelles personnelles,...). N’hésitez pas à exclure les plateformes inutiles pour votre équipe.
  • Établissez des attentes claires sur les temps de réponse et les horaires de disponibilité. Pour éviter les interruptions incessantes et permettre la déconnexion, définissez des délais de réponse appropriés. Si un email peut être répondu dans la journée, désactivez les notifications Outlook pour travailler sans être dérangé par celles-ci.

• Applique un principe de transparence quant à leur disponibilité
  • Partagez vos agendas pour visualiser qui est disponible et présent au bureau. Cela ne vise pas à contrôler, mais à optimiser les prises de contact entre collègues, en respectant les moments de concentration et en privilégiant les rencontres en présentiel.
  • Convenez de pratiques communes pour partager votre disponibilité. Utilisez votre calendrier ou Teams pour indiquer clairement vos périodes de disponibilité afin de limiter les interruptions.

Un employé performant et épanoui à l’heure du travail hybride est une personne qui...

• Limite au maximum les notifications pour favoriser la concentration

Désactivez les notifications non essentielles. Minimisez les distractions en configurant vos notifications pour ne garder que celles nécessaires à la mise en pratique de vos accords d’équipe.

• Évite de faire plusieurs choses à la fois

Concentrez-vous sur une tâche à la fois. Cela améliore l’efficacité et la qualité du travail. Le multitasking peut sembler productif, mais il réduit en réalité l'efficacité globale.

• Centralise ses obligations professionnelles
  • Regroupez toutes vos tâches et obligations professionnelles en un seul lieu. Utilisez un seul outil, plateforme ou bloc-notes pour visualiser ce qui est attendu de vous, ne rien oublier, et vous concentrer sur vos objectifs.
  • Maintenez cette vue d’ensemble à jour. Investissez du temps chaque semaine pour éliminer ce qui n’est plus pertinent et ajouter ce qui doit l’être. Cela permet de vider votre esprit de rappels invasifs avant de clôturer votre journée ou semaine.
• N’hésite pas à faire appel à de nouveaux outils pour réaliser des tâches peu motivantes
  Expérimentez avec les nouvelles technologies. Utilisez des outils comme ChatGPT ou Copilot pour automatiser certaines tâches répétitives et peu intéressantes. Cela peut rendre la mission plus excitante et accélérer sa réalisation. N’oubliez pas que ces outils sont des assistants et ne peuvent pas faire votre travail à votre place !

Etes-vous prêt à questionner et faire évoluer vos habitudes de travail ?

Depuis plusieurs années, Möbius forme des équipes aux méthodologies et outils de gestion du temps. Notre formation en organisation personnelle du travail se base intègre des méthodologies renommées et les adapte aux nouvelles réalités du travail hybride.

Nous offrons :

• Une formation interactive : nous proposons une journée complète de formation intensive, sensibilisant les participants aux différents types de stimuli et à leurs impacts sur la concentration. Quelques mois après la formation initiale, une session de suivi est organisée pour évaluer les progrès et aborder les défis rencontrés.
• Des outils pratiques : introduction à des outils et fonctionnalités (Outlook, Teams, OneNote, ...) pour une gestion efficace des e-mails, des notes et des tâches. Les participants apprennent à utiliser ces outils pour améliorer leur productivité.
• Un support continu : pour un accompagnement plus personnalisé, nous pouvons offrir des sessions de coaching individuel. Ces séances permettent de fournir un soutien continu et d'aider les participants à mettre en pratique les méthodes apprises, en ajustant les stratégies en fonction des évolutions professionnelles et personnelles.

Cette formation est destinée à tous les employés souhaitant améliorer leur efficacité et leur bien-être au travail, qu'ils soient cadres, employés administratifs ou opérationnels. Elle est particulièrement bénéfique dans un environnement de travail hybride où la gestion du temps et des tâches est cruciale pour maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et personnelle.

Nous adaptons nos trajets de formation en fonction des besoins de l’organisation et des inscrits en proposant à la carte des sessions d’approfondissement et du coaching individuel ou d’équipe.