Verbeter uw productiviteit in een hybride werkomgeving

Hoe vaak per dag wordt u onderbroken tijdens uw werk?

Hybride werken is de nieuwe norm geworden, waarbij thuiswerk wordt gecombineerd met aanwezigheid op kantoor. Deze verschuiving brengt veranderingen met zich mee in de manier waarop teams georganiseerd zijn. Medewerkers jongleren tegenwoordig met meerdere communicatieplatforms (Teams, Outlook, Slack, WhatsApp, ...), wat kan leiden tot concentratieproblemen en mentale overbelasting na de werktijd. Tegelijkertijd komen er dagelijks nieuwe tools op de markt, waaronder die op basis van artificiële intelligentie, om de efficiëntie en taakplanning te bevorderen.

In deze periode van belangrijke veranderingen die de arbeidswereld beïnvloeden, is het meer dan ooit van belang om uw tijdsbeheer en werkplanning te herzien. Het is nooit te laat om uw productiviteit te verbeteren, wat niet alleen de resultaten van uw team ten goede komt, maar ook uw persoonlijke work-life balans.

Hier zijn enkele goede praktijken om de samenwerking te vergemakkelijken, uw productiviteit te verhogen en de mentale belasting te verminderen. Hoewel sommige persoonlijke gewoonten moeten evolueren, dienen er ook beslissingen op teamniveau genomen te worden. Vaak ligt de sleutel tot het bereiken van een evenwicht tussen productiviteit en welzijn in de afspraken die tussen collega's en met het management gemaakt worden.

Een performant en tevreden team in een hybride werkomgeving is een team dat...

• Duidelijke afspraken heeft gemaakt over de te gebruiken communicatiekanalen
  • Definieer specifieke regels over welke communicatiekanalen te gebruiken afhankelijk van het type inhoud (bijvoorbeeld, stuur een e-mail voor niet-dringende verzoeken, gebruik Teams voor dringende vragen, en WhatsApp voor persoonlijk nieuws, ...). Aarzel niet om platforms uit te sluiten die niet nuttig zijn voor uw team.
  • Stel duidelijke verwachtingen voor reactietijden en beschikbaarheidsuren. Om constante onderbrekingen te vermijden en deconnectie mogelijk te maken, stelt u geschikte reactietijden vast. Als een e-mail pas binnen de dag beantwoord kan worden, schakelt u de Outlook-meldingen uit om te werken zonder daardoor gestoord te worden.
• Transparantie toepast met betrekking tot beschikbaarheid
  • Deel uw agenda's om te visualiseren wie beschikbaar en op kantoor is. Dit is niet bedoeld om te controleren, maar om de contactmomenten tussen collega's te optimaliseren, rekening houdend met concentratiemomenten en het geven van voorrang aan persoonlijke ontmoetingen.
  • Maak afspraken over gemeenschappelijke praktijken voor het delen van uw beschikbaarheid. Gebruik uw agenda of Teams om uw beschikbare perioden duidelijk aan te geven, zodat onderbrekingen worden beperkt.

Een performante en tevreden werknemer in een hybride werkomgeving is een persoon die...

• Meldingen zoveel mogelijk beperkt om de concentratie te bevorderen
  • Schakel niet-essentiële meldingen uit. Minimaliseer afleidingen door uw meldingen zo in te stellen dat alleen diegene behouden blijven die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van uw teamafspraken.
• Multitasking vermijdt
  • Concentreer u op één taak tegelijk. Dit verbetert zowel de efficiëntie als de kwaliteit van het werk. Multitasking lijkt misschien productief, maar het vermindert in werkelijkheid de algehele effectiviteit.
• Professionele verplichtingen centraliseert
  • Groepeer al uw taken en professionele verplichtingen op één plaats. Gebruik één tool, platform of notitieblok om te visualiseren wat er van u wordt verwacht, niets te vergeten en u op uw doelen te concentreren.
  • Houd dit overzicht up-to-date. Investeer wekelijks tijd om te verwijderen wat niet langer relevant is en toe te voegen wat nieuw is. Dit stelt u in staat om uw geest leeg te maken van opdringerige herinneringen voordat u uw dag of week afsluit.
• Nieuwe tools niet schuwt om onaantrekkelijke taken uit te voeren
  • Experimenteer met nieuwe technologieën. Gebruik tools zoals ChatGPT of Copilot om bepaalde repetitieve en onaantrekkelijke taken te automatiseren. Dit kan de taak spannender maken en de uitvoering ervan versnellen. Vergeet niet dat deze tools assistenten zijn en uw werk niet voor u kunnen doen.

Bent u klaar om uw werkgewoonten in vraag te stellen en te verbeteren?

Möbius traint al jarenlang teams in tijdsmanagementmethodologieën en -tools. Onze opleiding in persoonlijke werkorganisatie integreert gerenommeerde methodologieën en past deze aan aan de nieuwe realiteiten van hybride werken.

Wij bieden:

• Een interactieve opleiding: Wij bieden een volledige dag interactieve training aan, waarin deelnemers zich bewust worden van de verschillende soorten stimuli en hun impact op de concentratie. Enkele maanden na de initiële training wordt een vervolgsessie georganiseerd om de voortgang te evalueren en de uitdagingen aan te pakken.
• Praktische tools: Introductie tot tools en functionaliteiten (Outlook, Teams, OneNote, ...) voor een effectieve e-mail- en taakbeheer. Deelnemers leren deze tools te gebruiken om hun productiviteit te verbeteren.
• Doorlopende ondersteuning: Voor meer gepersonaliseerde ondersteuning bieden we individuele coachingsessies aan. Deze sessies bieden doorlopende ondersteuning en helpen de deelnemers de geleerde methoden in de praktijk te brengen, en passen strategieën aan op basis van professionele en persoonlijke ontwikkelingen. Daarnaast worden groepscoaching sessies aangeboden voor bv. gedeelde mailboxen.

Deze opleiding is gericht op alle medewerkers die hun efficiëntie en welzijn op het werk willen verbeteren, of ze nu managers, administratief personeel of operationele medewerkers zijn. Het is bijzonder nuttig in een hybride werkomgeving waar tijd- en taakbeheer cruciaal zijn om een gezond evenwicht te behouden tussen werk en privéleven.

Wij passen onze opleidingstrajecten aan op basis van de behoeften van de organisatie en de deelnemers, en bieden aanvullende sessies en individuele of teamcoaching aan op maat.