Consultancybedrijf Möbius ondersteunt organisaties door het ontwerpen en implementeren van duurzame bedrijfsoplossingen. Sinds 2018 werken ze volgens het principe van ‘holacracy’, een organisatiemodel waarbij beslissingsmacht verdeeld wordt onder alle medewerkers. Jonathan Aelterman, Partner en innovatie lead en Lien Vossaert, Lead People Excellence, nemen ons mee in wat holacracy precies inhoudt, hoe je het in de praktijk brengt en hoe dit ook voor andere bedrijven een waardevol organisatiemodel kan zijn.
Holacracy in de praktijk
“Holacracy kan je zien als een gedistribueerd leiderschapssysteem, waar je democratischer en participatiever kan werken”, vertelt Lien Vossaert. “In een traditionele organisatie moet je vaak wachten op goedkeuring van het hoger management. Bij holacracy draaien we het om: je mag alles doen, tenzij anders gespecifieerd. Holacracy is gebaseerd op principes van zelfmanagement, decentrale besluitvorming en continue aanpassing aan veranderende omstandigheden. Het zorgt voor een flexibele organisatiestructuur waar rollen en verantwoordelijkheden duidelijk omschreven worden. Het is de bedoeling dat je vanuit die verantwoordelijkheden gaat werken en zelfstandig beslissingen nemen, zolang ze binnen de afgesproken kaders blijven. Bij het nemen van die beslissingen kan je uiteraard advies vragen aan collega’s.”
Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat een medewerker die een inefficiëntie opmerkt in een proces, zelf het initiatief kan nemen om dit aan te pakken zonder eerst toestemming te moeten vragen aan een manager. "We noemen dit spanningen die medewerkers voelen en waarop ze kunnen reageren", legt Lien uit.
Holacracy is purpose driven en gestoeld op interne transparantie. Als organisatie benoem je wie je wilt zijn en welke impact je wil maken voor de buitenwereld. Op basis hiervan worden rollen geformuleerd en resultaten transparant zichtbaar gemaakt voor iedereen. Het idee is dat medewerkers dan vanuit de rollen die ze invullen en de tensions die ze ervaren bijdragen aan de resultaten. Eén persoon kan verschillende rollen invullen in verschillende teams, bijvoorbeeld de rol van 'projectmanager' in één team en 'business developer' in een ander team. Je hebt mensen met één à twee rollen, maar je hebt ook mensen met bijvoorbeeld zes rollen.
“De teams binnen Möbius noemen we cirkels”, zegt Lien. “Elke cirkel bestaat uit verschillende rollen met elk een eigen purpose, strategie en verantwoordelijkheden. Je hebt een Lead Link die verantwoordelijk is voor het verdelen van rollen, en daarnaast een Rep Link die de verwachtingen of wat er leeft in de cirkel meeneemt naar de bovenliggende cirkel.”
Om deze structuur levend te houden, werkt Möbius met twee soorten vergaderingen: governance meetings, waarin de organisatiestructuur wordt aangepast en tactical meetings, waarin operationele kwesties worden besproken. "Tijdens een governance meeting kan iedereen voorstellen doen om rollen aan te passen of nieuwe cirkels te creëren", verduidelijkt Lien.
Nieuwe mensen uit een andere structuur
Nieuwkomers bij Möbius worden meteen meegenomen in het verhaal van het bedrijf. Zo worden ze snel vertrouwd gemaakt met holacracy en de uitdagingen die het met zich meebrengt. "We werken met een buddysysteem, zodat je steeds ergens terecht kan wanneer je tegen iets aanloopt” vertelt Lien. “Onze systemen en processen zijn erop geënt dat de mensen echt groeien. Ze worden opgevolgd, omdat ze een bepaalde rol krijgen waar verwachtingen aan gekoppeld worden.”
"Het is een omschakeling voor mensen die gewend zijn om eerst toestemming te vragen. We moeten hen leren dat ze zelf verantwoordelijkheid mogen en moeten nemen. We zoeken mensen die veel autonomie hebben, maar ook verantwoordelijkheid nemen om er iets mee te doen”, vult Jonathan aan.
Innovatie dankzij de incubator-cirkel
Bij Möbius bestaat er ook een incubator-cirkel. Deze is ontstaan om sneller te kunnen inspelen op de markt. "Dit is een perfecte illustratie van hoe holacracy werkt", zegt Jonathan. “De incubator-cirkel zorgt ervoor dat collega’s die met bepaalde business-ideeën spelen of recurrente vragen opmerken bij klanten, ondersteuning krijgen. Binnen de cirkel worden dergelijke initiatieven uitgewerkt met als doel innovatieve oplossingen en diensten op de markt te brengen.”
Een concreet voorbeeld: als een consultant een interessante trend opmerkt bij klanten, kan hij of zij een voorstel doen in de incubator cirkel om hier een nieuwe service rond te ontwikkelen. Ze krijgen tijd en middelen om dit uit te werken, zonder dat dit eerst door verschillende managementlagen moet worden goedgekeurd.
“Op die manier willen we ervoor zorgen dat ideeën die leven, of projecten waar de klant over nadenkt, ook verder uitgewerkt worden door mensen die potentieel zien. Mislukken mag. Er zijn ook coaches die onze collega’s helpen bij het ontwikkelen van een idee. Wanneer een cirkel niet aantrekt, kan die stopgezet worden. Het is vooral de bedoeling om ruimte voor innovatie te creëren en snel de meerwaarde voor de klant te testen. Dat maakt deel uit van het DNA binnen Möbius.”, zegt Jonathan.
Elk bedrijf in groei
Dat bedrijven continu bouwen aan innovatie en groei is geen geheim. "Ik denk dat andere organisaties baat zouden kunnen hebben bij Holacracy”, zegt Jonathan. “Holacracy werkt het best bij bedrijven die al een zekere dynamiek van transparantie kennen in al hun activiteiten. Het vraagt moed om controle los te laten en vertrouwen te hebben in je medewerkers. Maar de voordelen zijn groot: meer betrokkenheid, snellere besluitvorming en meer innovatie", besluit hij.
Artikel overgenomen van HRmagazine.be.
