Vertrekkende vanuit de bestaande databron TOPdesk werd een automatisch proces uitgebouwd waarbij de nodige rapportgegevens via de API van TOPdesk worden opgehaald om te worden verwerkt. De opgehaalde klantprestaties worden gegroepeerd per klant, per status, per prioriteit, per periode … De resultaten van deze gegevensanalyse moeten vervolgens worden gecommuniceerd in een visueel aantrekkelijk en vooral klantvriendelijk format. Per bestuur werd een maandelijkse rapportering voorzien met een overzicht van alle prestaties. Deze cijfers worden aangevuld met automatisch gegenereerde grafieken om evoluties over de tijd en verdeling binnen categorieën te kunnen analyseren. Voor zowel de verwerking van de gegevens als het genereren van de rapporten werd gekozen voor python omwille van de flexibiliteit, het gebruiksgemak en de ruime toepasbaarheid.
In een volgende stap worden de PDF-rapporten automatisch (via API-verbinding met Outlook) verstuurd naar de klanten.
Deze automatisering vormde een eerste laag in de business process automation bij VERA. In een latere fase kan/zal hier ook intelligentie aan toegevoegd worden: bijvoorbeeld om afwijkingen in de facturatie op te sporen, om gericht verwante diensten aan klanten aan te bevelen, of om klantenfeedback te capteren via chatbots.
Resultaten
Met één muisklik worden nu voor meer dan 65 klanten data opgehaald, verwerkt en uitgestuurd zonder dat er verder ook maar één manuele actie vereist is. Door het automatiseren van de workflow werd bovendien het risico op menselijke fouten volledig weggenomen. Op deze manier krijgen de klanten van VERA efficiënt een inzicht in de prestaties, de evolutie van aanvragen en het aantal aanvragen dat ze maandelijks bij VERA indienen.
