Aanpak
Om een helder beeld te krijgen van de bestaande maturiteit, startten we met een uitgebreide bevraging en interviews met stakeholders uit verschillende afdelingen. Dit gaf inzicht in de huidige rollen en verantwoordelijkheden. Daarnaast organiseerden we een inspiratieoverleg met een andere Vlaamse instelling om best practices uit te wisselen.
Samen met de stafmedewerkers werkten we een toekomstscenario uit voor een efficiëntere rolverdeling, gealigneerd op de beoordelingsschalen van Audit Vlaanderen. Tegelijkertijd brachten we verbeteringen aan in het proces van risico-identificatie en -evaluatie, met als doel meer uniformiteit.
Een cruciale stap was de ontwikkeling van een interactief risicodashboard, dat het management, risicobewakers en procesbeheerders een real-time inzicht biedt in actuele risico’s, bijbehorende processen en beheersmaatregelen. Dit dashboard werd ontworpen volgens de principes van design thinking, een iteratief proces bestaande uit:
- Empathize: Begrijp de gebruikers en hun behoeften.
- Define: Formuleer een heldere probleemstelling op basis van verzamelde inzichten.
- Ideate: Genereer een breed scala aan creatieve oplossingen.
- Prototype: Ontwikkel een eenvoudig en goedkoop basisproduct om te verkennen.
- Test: Test de prototypes met echte gebruikers, verzamel feedback en leer wat werkt en wat niet.
- Automate: Uniek in dit project was een extra stap: automatisering. Een Python-script zorgt er nu voor dat updates van het dashboard volledig automatisch verlopen.
Naast de technologische innovatie besteedden we veel aandacht aan kennisoverdracht. We creëerden een functionele en technische handleiding, namen een instructievideo op en voerden technisch overleg met het datateam van OVAM. Zo werd gegarandeerd dat het dashboard intern beheerd en geoptimaliseerd kan worden.
Resultaat
- Een geautomatiseerd risicodashboard dat real-time inzicht geeft in risico’s, prioriteiten en patronen
- Een toekomstige rolverdeling voor een proactief risicobeheer, in lijn met de richtlijnen van Audit Vlaanderen
Conclusie
Dankzij de samenwerking met Möbius beschikt OVAM nu over een toekomstgericht risicomanagementsysteem dat niet alleen real-time inzicht biedt in risico’s, maar ook automatisch wordt bijgewerkt. Door een iteratief Design Thinking-proces te combineren met technologische automatisering en een doordachte kennisoverdracht, is OVAM klaar om risico’s proactief te beheren en snel in te spelen op veranderingen. Deze aanpak zorgt voor een duurzame verankering van risicomanagement binnen de organisatie, volledig afgestemd op de richtlijnen van Audit Vlaanderen.
