Koffie & KPI's: Möbius' podcast vol expertise
Welkom bij deze nieuwe aflevering van Koffie en KPI's, waarin we het hebben over werklastmeting en hoe organisaties zoals Pietercil Brokerage deze aanpak gebruiken om grip te krijgen op capaciteit en groei. Host Sam Boeykens praat met Gert Billen, expert in operationele excellentie bij Möbius, en Stephanie Teetaert, General Manager bij Pietercil Brokerage. Samen delen zij praktische inzichten over hoe je werklast meet in een groeiende organisatie. Beluister de aflevering en ontdek waarom werklastmeting meer is dan alleen uren tellen.
Wat is werklastmeting?
Werklastmeting gaat over het in kaart brengen van alle activiteiten binnen een organisatie: wat doen medewerkers precies en hoeveel tijd kost dat? Gert legt uit dat het doel niet is om mensen te controleren, maar om te begrijpen waar de tijd naartoe gaat. Hij vergelijkt het met koken: je gooit ook geen willekeurige hoeveelheid pasta in een pan, maar weegt af wat je nodig hebt. Werklastmeting helpt om een vaak onzichtbare berg aan werk om te zetten in tastbare cijfers.
Waarom startte Pietercil Brokerage hiermee?
Voor Pietercil Brokerage kwam de aanleiding vanuit hun groeiambitie. Het bedrijf had een strategische heroriëntatie doorgemaakt en wilde toekomstbestendig worden. In een sector met dunne marges is personeelscapaciteit cruciaal. De rol van principal manager binnen het bedrijf is complex: deze medewerkers hebben zowel operationele als commerciële verantwoordelijkheden. Toen bleek dat hun takenpakket steeds groter werd en mensen aangaven aan hun grenzen te zitten, besloot Stephanie actie te ondernemen. "We wilden niet blijven hangen in buikgevoelens, maar echt begrijpen wat er aan de hand was," zegt ze.
De aanpak: participatie in plaats van controle
Een veelgemaakte fout is denken dat werklastmeting draait om het minutieus bijhouden van gewerkte uren. Bij Pietercil was dat niet de bedoeling. Stephanie wilde niet alleen bevestigen dat mensen hard werkten – dat was al duidelijk – maar begrijpen waarom het werk zo zwaar aanvoelde en of de focus wel op de juiste dingen lag.
De aanpak was participatief: er kwam een interne stuurgroep, enquêtes werden afgenomen en er waren gezamenlijke sessies met open feedbackmomenten. Door medewerkers actief te betrekken, werd de oefening ervaren als een leertraject in plaats van een controle
Verrassende inzichten
De resultaten waren confronterend én waardevol. Zo bleek dat slechts 3% van de werktijd besteed werd aan het zoeken naar nieuwe merken, terwijl dit een strategische prioriteit was. Daarnaast nam de interne budgetcyclus maar liefst 17% van de tijd in beslag en werd dit als een grote energievreter ervaren.
Deze concrete cijfers maakten het mogelijk om gerichte keuzes te maken: processen vereenvoudigen, prioriteiten bijstellen en structureel ruimte creëren voor activiteiten die echt bijdragen aan groei.
De link met klantbeleving
Gert benadrukt ook de relatie tussen werklast en klanttevredenheid. Slechte bereikbaarheid of lange wachttijden zijn vaak geen serviceprobleem, maar een capaciteitsprobleem. Werklastmeting helpt organisaties om de balans te vinden tussen de hoeveelheid werk en het aantal beschikbare mensen, waardoor ze klanten beter kunnen bedienen.
Succesfactoren voor werklastmeting
Een belangrijke les is dat werklastmeting alleen werkt als medewerkers erbij betrokken worden. Stephanie deelt haar belangrijkste tip: "Neem je mensen vanaf het begin mee in het verhaal. Ze moeten vertrouwen hebben in de methodiek en zich herkennen in de resultaten. Alleen dan ontstaat er draagvlak om ermee aan de slag te gaan."
Conclusie
Werklastmeting is een krachtig instrument om grip te krijgen op capaciteit, focus en energie binnen een organisatie. Het verhaal van Pietercil Brokerage laat zien hoe een objectieve blik op werk kan leiden tot betere keuzes en duurzame verandering. Hoewel de aanpak zorgvuldigheid vraagt, kunnen de inzichten organisaties helpen om bewuster te groeien.
Wil je meer inzichten horen? Luister dan naar de volledige aflevering van de Koffie & KPI's podcast over klantgerichtheid in B2B en ontdek hoe je klantgerichte strategieën kunt implementeren in jouw organisatie.
