De toekomst voorspellen? Dat lukt niemand. Toch baseren veel organisaties hun plannen nog altijd op de veronderstelling dat morgen er ongeveer hetzelfde uitziet als gisteren – alleen met een beetje groei of krimp.
In aflevering 17 van Koffie & KPI's, de podcast voor ondernemers en professionals, gaan Kevin Goegebeur en Luc Baetens dieper in op een andere manier van vooruitkijken: scenarioplanning.
Het uitgangspunt is eenvoudig, maar krachtig: je hoeft de toekomst niet te voorspellen om je er beter op voor te bereiden.
Wat is scenarioplanning?
Scenarioplanning is een manier om onzekerheid expliciet mee te nemen in beslissingen. In plaats van één voorspelling te maken van wat er waarschijnlijk zal gebeuren, onderzoek je verschillende mogelijke toekomsten.
Dat is belangrijk in een wereld waarin technologie, regelgeving, geopolitiek en maatschappelijke ontwikkelingen elkaar steeds sneller beïnvloeden.
Traditioneel werken organisaties vaak met een basisscenario en rekenen ze vervolgens met bijvoorbeeld 5 of 10 procent meer of minder. Maar volgens Luc Baetens volstaat dat niet langer. Echte scenario's mogen fundamenteel van elkaar verschillen, zolang ze intern logisch en coherent zijn.
Het doel is dus niet: "Wat gaat er gebeuren?"
De betere vraag is: "Wat kan er gebeuren, en wat betekent dat voor onze organisatie?"
Van voorspellen naar verkennen
Dat verschil vormt de kern van het scenariodenken uit deze aflevering.
Wie probeert de toekomst te voorspellen, zoekt naar zekerheid. Wie aan scenariodenken doet, accepteert dat onzekerheid er nu eenmaal is en onderzoekt verschillende mogelijkheden.
Dat lijkt op het eerste gezicht misschien complexer. Je moet immers met meerdere scenario's rekening houden. Maar het tegenovergestelde kan waar zijn: door vooraf na te denken over mogelijke situaties, kun je later juist sneller beslissen.
Je hebt als organisatie als het ware al een aantal mogelijke reacties voorbereid.
Scenarioplanning is niet alleen voor risicomanagers
Een veelgehoorde misvatting is dat scenarioplanning vooral thuishoort bij risicomanagement of grote multinationals.
De podcast maakt duidelijk waarom dat niet klopt.
Scenarioplanning is interessant voor iedere organisatie die belangrijke beslissingen moet nemen in een onzekere omgeving.
Denk bijvoorbeeld aan:
- de lancering van een nieuw product;
- de introductie van een nieuwe dienst;
- de aankoop van een machine;
- de implementatie van een nieuw productieproces;
- een bouwproject waarbij vergunningen onzeker zijn;
- de impact van nieuwe wetgeving;
- veranderingen op de arbeidsmarkt;
- de mogelijke impact van AI op administratieve processen.
Vooral kleine en middelgrote ondernemingen kunnen er voordeel uit halen. Zij beschikken vaak over minder financiële, operationele en menselijke buffers om onverwachte veranderingen op te vangen.
Juist daarom kan het waardevol zijn om vooraf na te denken over wat er mogelijk is.
Een concreet voorbeeld: flexijobs en talent
In de aflevering wordt de uitbreiding van flexijobs in België als voorbeeld aangehaald.
Niemand weet exact welke impact veranderende regelgeving zal hebben op de beschikbaarheid van talent binnen een bepaalde sector.
Misschien gaan werknemers minder uren werken in hun huidige job en combineren ze die met een flexijob. Maar het omgekeerde kan ook gebeuren: misschien ontstaat er juist een grotere pool van mensen die organisaties flexibel kunnen inzetten.
Je hoeft niet te weten welke uitkomst werkelijkheid wordt.
Je kunt wel de verschillende mogelijkheden onderzoeken:
Scenario 1: talent wordt schaarser.
Wat betekent dat voor onze personeelsplanning? Welke acties kunnen we nu al nemen?
Scenario 2: er komt meer flexibel talent beschikbaar.
Welke opportuniteiten ontstaan er dan? Kunnen we daardoor anders organiseren of groeien?
Op die manier wordt een onvoorspelbare ontwikkeling toch bruikbaar voor besluitvorming.
AI: bedreiging én opportuniteit
Hetzelfde geldt voor de snelle ontwikkeling van AI.
Welke administratieve taken zullen binnen enkele jaren door AI worden uitgevoerd? Welke functies veranderen daardoor? En welke nieuwe mogelijkheden ontstaan?
Ook hier is het weinig zinvol om één voorspelling als waarheid te beschouwen.
Interessanter is om verschillende scenario's te onderzoeken. Wat als AI veel sneller doorbreekt dan verwacht? Wat als de technologie minder toegevoegde waarde blijkt te hebben? En wat betekent elk scenario voor processen, medewerkers, investeringen en klanten?
Scenariodenken helpt je om niet alleen naar risico's te kijken, maar ook naar opportuniteiten.
Denk in no-brainers
Een van de meest praktische inzichten uit de podcast is het onderscheid tussen beslissingen die in verschillende scenario's goed blijven en beslissingen die sterk afhankelijk zijn van de gekozen toekomst.
De eerste categorie kun je zien als no-brainers.
Stel dat je zowel een best-case als een worst-case scenario uitwerkt. Vervolgens vergelijk je de acties die bij beide scenario's horen.
Wat in beide scenario's verstandig blijft, is een beslissing die je waarschijnlijk nu al kunt nemen.
Andere beslissingen zijn misschien alleen verstandig wanneer een specifiek scenario zich begint af te tekenen. Die kun je eventueel uitstellen.
Dat zorgt voor een veel scherpere prioritering.
Early warning signals: weten wanneer je moet schakelen
Scenarioplanning stopt niet bij het bedenken van scenario's.
Een belangrijk vervolgstap is het bepalen van early warning signals: signalen die aangeven dat de werkelijkheid meer richting het ene of het andere scenario beweegt.
Dat kunnen bijvoorbeeld ontwikkelingen zijn in:
- klantgedrag;
- personeelsbeschikbaarheid;
- regelgeving;
- technologie;
- kosten;
- vraag in de markt;
- geopolitieke omstandigheden.
Door dergelijke indicatoren vooraf te bepalen, hoef je niet telkens opnieuw vanaf nul te beginnen wanneer de omgeving verandert.
Je weet immers al: als dit signaal verschijnt, moeten we opnieuw naar deze beslissing kijken.
Daarmee wordt scenarioplanning een praktisch instrument voor wendbaarheid.
Begin klein met scenarioplanning
Misschien denk je nu: interessant, maar waar begin ik?
Het antwoord uit de podcast is opvallend eenvoudig: begin klein.
Je hoeft geen uitgebreid strategisch programma op te zetten. Neem bijvoorbeeld je budget voor volgend jaar of een geplande product- of dienstenlancering.
Werk vervolgens minstens twee uiterste scenario's uit:
Best case: wat als alles beter loopt dan verwacht?
Worst case: wat als het duidelijk slechter loopt dan verwacht?
Beschrijf vervolgens voor beide situaties:
- Wat gebeurt er?
- Wat betekent dit voor onze organisatie?
- Welke beslissingen moeten we nemen?
- Welke beslissingen kunnen we nu al nemen?
- Welke beslissingen kunnen we beter uitstellen?
- Welke signalen vertellen ons dat we moeten schakelen?
Zo maak je van scenariodenken geen theoretische oefening, maar een concreet onderdeel van je besluitvorming.
Van crisismanagement naar wendbaarheid
Een belangrijke rode draad in de aflevering is de verschuiving van reactief crisismanagement naar proactieve wendbaarheid.
Dat betekent niet dat je alle mogelijke problemen vooraf moet oplossen.
Het betekent dat je als organisatie beter leert omgaan met onzekerheid.
De wereld hoeft niet voorspelbaar te worden voordat je goede beslissingen kunt nemen. Je kunt juist je organisatie zo inrichten dat ze kan reageren wanneer de omstandigheden veranderen.
Dat is misschien wel de belangrijkste boodschap van deze aflevering van de podcast ondernemen: goede strategie gaat niet alleen over weten waar je naartoe wilt. Het gaat ook over weten hoe je kunt reageren wanneer de werkelijkheid anders loopt dan verwacht.
Conclusie: de toekomst hoef je niet te voorspellen
Scenarioplanning gaat uiteindelijk niet over het voorspellen van de toekomst.
Het gaat over het verkennen van mogelijke toekomsten, zodat je vandaag betere beslissingen kunt nemen en morgen sneller kunt reageren.
Voor ondernemers betekent dat een belangrijke mindsetshift.
Niet langer:
"Wat denken we dat er gaat gebeuren?"
Maar:
"Wat zou er kunnen gebeuren, wat betekent dat voor ons en wat kunnen we vandaag al doen?"
Begin met één concrete beslissing. Werk een best-case en worst-case scenario uit. Zoek de no-brainers. Bepaal welke beslissingen kunnen wachten. En leg vast welke early warning signals je in de gaten wilt houden.
Zo wordt scenariodenken geen theoretische strategie-oefening, maar een praktisch hulpmiddel om je onderneming wendbaarder en beter voorbereid te maken.
Luister de volledige podcastaflevering
Beluister dan de volledige aflevering van Koffie en KPI’s. In het gesprek worden de uitdagingen én concrete handvatten voor bedrijven uitgebreid besproken.
