5 tips om als associatie samen te werken binnen een samenwerking

Samenwerkingen tussen ziekenhuizen zitten in de lift: van fusies, tot groeperingen, associaties of andere types samenwerkingsverbanden. Daarbij rijst inherent de vraag naar samenwerkingen tussen artsen(associaties), in de vorm van één globale associatie. Dit kan de nodige uitdagingen met zich meebrengen, waarvoor we hieronder 5 tips delen.

1. Ken het “ware noorden”: bepaal de strategie en de gemeenschappelijke doelen van de associatie.

Een verschil in visie kan immers de teamdynamiek beïnvloeden. Bepaal gezamenlijk de identiteit van de associatie en bepaal waar naar geëvolueerd wordt. Wees bewust van het eigen DNA en transparant over de schaduwkant van de samenwerking. Op die manier kunnen beslissingen getoetst worden aan de stip op de horizon waar naartoe wordt genavigeerd.

2. Goede afspraken maken goede vrienden.

Een associatie die ontstaat vanuit twee of meerdere associaties vertrekt vanuit verschillende manieren van werken en (financiële) afspraken. Vergelijk de verschillende manieren, objectiveer en kwantificeer ze, maak een keuze en documenteer ze in een huishoudelijk reglement. Bepaal de kerncijfers (KPI’s) waaraan de samenwerking getoetst kan worden, volg deze op en communiceer helder over verwachtingen.

3. Culture eats strategy for breakfast.

Goede afspraken hebben niet alleen te maken met activiteiten en financiële afspraken maar hebben ook te maken met ‘gedragsregels’. Excellente organisaties worden getypeerd door een unieke cultuur. Het is daarom belangrijk te expliciteren hoe men wil werken om de doelstellingen te bereiken en hoe men dit wil vertaald zien in concreet en observeerbaar gedrag ten aanzien van patiënten, collega’s, partners … Implementeer een feedbackcultuur waarin gebeurtenissen en leerpunten besproken worden en respecteer ieders autonomie binnen de samenwerking.

4. Optimaliseer de processen en streef naar een efficiënte werking voor patiënt, secretariaat en collega.

Door optimaal de processen in te richten, de beschikbare (ziekenhuis)capaciteit te benutten en de instroom van patiënten zo goed mogelijk te plannen, kan meer en betere doorstroom van patiënten gebeuren. Dit leidt tot meer resultaat met de dezelfde inzet aan tijd en middelen.

5. Werk op basis van rollen en expliciteer besluitvorming.

Een nieuwe associatie vormen vraagt enerzijds tijd, en anderzijds ook continue aandacht voor verschillende ondersteunende activiteiten (HR, marketing, communicatie, patiëntbeleving, financiën, technologie …). Daarom is het belangrijk deze niet-klinische opdrachten te inventariseren en duidelijk te maken hoe de governancestructuur eruit ziet. Definieer deze, maak duidelijk wie wat doet en zorg vervolgens voor een efficiënt besluitvormingsproces. Het is geweten dat besluitvorming aan de hand van consensus traag werkt. Daarom wordt steeds meer gekozen voor een ‘consent based’ besluitvormingsproces waarbij op basis van de gedefinieerde rollen een voorstel wordt gemaakt en adviezen worden verzameld zodat – tenzij een veto wordt gesteld die de associatie zou schaden – snel kan worden beslist.

Hoe krijg je alle neuzen in dezelfde richting? De essentiële bouwstenen van een succesvolle associatie

De neuzen in dezelfde richting krijgen is niet alleen een éénmalige oefening maar een continu proces.

Om de neuzen in dezelfde richting te krijgen is het noodzakelijk af te spreken waarvoor de associatie staat onder de vorm van wat we doen voor welke doelgroepen, wat de samenwerkingsafspraken operationeel en financieel zijn en hoe we met elkaar willen omgaan. Een duidelijke richting zal helpen om makkelijker keuzes te maken want er is zal minder verschil zijn tussen de gemaakte keuzes en de verwachting van elkeen.

Aanvullend aan bovenstaande is een duidelijk oplijsting van de rollen die elk lid van de associatie opneemt en een korte beschrijving van de verwachtingen ten aanzien van elke rol een hefboom om misverstanden te vermijden in de onderlinge samenwerking.

Om de goede samenwerking elke dag te kunnen volhouden, is een goede vergadercultuur essentieel. Dit betekent een gestructureerd overleg dat kort, efficiënt en besluitvaardig is met een beperkt aantal vaste agendapunten zoals de operationele cijfers en daarnaast de bespreking van operationele punten op niveau van de associatie.

Tot slot kan een goede teamdynamiek alleen maar gerealiseerd worden als erin geslaagd wordt om de olifant in de kamer te benoemen en op een goede manier feedback te geven maar ook te ontvangen.

Case: specifieke vraag

Twee associaties komen samen waarbij zowel andere financiële afspraken (andere mechanismes om te verdelen) gelden als andere manieren van werken bestaan (andere standaarden, andere technologie …). De associatie wenst een nieuwe samenwerking tot stand te brengen die ervoor kan zorgen dat met de beschikbare middelen meer resultaat kan worden geboekt (1+1=3) en waarbij ook nieuwe afspraken kunnen worden gemaakt zodat iedereen een gelijkwaardige inbreng kan doen tot het resultaat van de associatie. Deze oefening is een momentum om de werking te professionaliseren enerzijds maar anderzijds ook een kans om als team afspraken te maken zodat de variabiliteit zowel op niveau van de polikliniek, OK als beddenhuis kan gereduceerd worden om zo een betere doorstroom van patiënten te hebben.