Découvrez 5 conseils pour réussir une collaboration efficace

Les collaborations entre hôpitaux ont le vent en poupe, qu’il s’agisse de fusions, de regroupements, d’associations ou de tout autre type de partenariat. Cela pose intrinsèquement la question des collaborations entre médecins (associations), sous la forme d’une association globale, et amène son lot de défis. Voici 5 conseils pour les relever :

1. Déterminez le « vrai nord » : définissez la stratégie et les objectifs communs de l’association.

En effet, une différence de vision peut affecter la dynamique du groupe. Déterminez conjointement l’identité de l’association et l’objectif poursuivi. Prenez conscience de votre propre ADN et communiquez en toute transparence à propos des contreparties liées à la collaboration. Vous pouvez ainsi confronter les décisions à la ligne directrice poursuivie.

2. Les bons comptes font les bons amis.

Quand deux associations ou plus conjuguent leurs forces, elles ont chacune leurs propres accords (financiers) et méthodes de travail. Comparez les différentes méthodes, examinez-les objectivement et quantifiez-les. Faites un choix et documentez-le dans un règlement d’ordre intérieur. Définissez les indicateurs clés (KPI’s) permettant d’évaluer la collaboration, effectuez un suivi et communiquez clairement les attentes.

3. Culture eats strategy for breakfast.

Les bons accords ne concernent pas seulement les activités et les aspects financiers, mais aussi les « lignes de conduite ». Les excellentes organisations se démarquent par une culture unique. Il est donc important d’expliciter la méthode de travail pour atteindre les objectifs et la manière dont vous voulez la traduire en un comportement concret et observable vis-à-vis des patients, collègues, partenaires… Mettez en place une culture du feed-back pour discuter des activités réalisées et des leçons tirées. De même, respectez l’autonomie de chacun dans le cadre de la coopération.

4. Optimalisez les processus et trouvez un mode de fonctionnement efficace pour les patients, secretariats et collègues.

Si vous organisez les processus de manière optimale, exploitez les capacités (hospitalières) disponibles et planifiez au mieux l’afflux des patients, vous améliorerez et augmenterez le flux des patients. Vous obtiendrez ainsi un meilleur résultat, tout en y consacrant autant de temps et de moyens.

5. Travaillez sur la base des rôles et explicitez le processus décisionnel.

D’une part, la création d’une nouvelle association prend du temps, et, d’autre part, elle requiert une attention permanente pour les diverses activités de soutien (RH, marketing, communication, expérience patients, finances, technologie…). Il est donc important d’identifier ses missions non cliniques et de préciser la structure de gouvernance. Définissez-la, dites qui fait quoi et assurez un processus décisionnel efficace. Tout le monde sait qu’une prise de décision consécutive à la constitution d’un consensus prend du temps. C’est pourquoi on adopte de plus en plus souvent un processus décisionnel fondé sur le consentement : une proposition est faite sur la base des rôles définis et des avis sont recueillis pour pouvoir prendre rapidement une décision – sauf en cas de veto qui nuirait à l’association.

Comment aligner tous les membres de l’association ?
Les éléments essentiels d’une association réussie

Faire en sorte que tout le monde regarde dans la même direction n’est pas un exercice ponctuel, mais un processus continu.

Pour y parvenir, il faut se mettre d’accord sur l’identité de l’association : que faisons-nous pour quels groupes cibles, quels sont les accords de coopération sur le plan opérationnel et financier et comment voulons-nous interagir ? Une orientation claire facilitera les choix, car ils seront moins éloignés des attentes de chacun.

En outre, une liste claire des rôles de chaque membre de l’association et une brève description des attentes à l’égard de chaque rôle permettent d’éviter les malentendus dans le cadre de la collaboration.

Pour assurer une bonne collaboration au quotidien, il est essentiel d’adopter une bonne culture de réunion. Cela implique des moments de concertation brefs, structurés, efficace et qui aboutissent à une prise de décision rapide, avec un nombre limité de points fixes à l’ordre du jour, comme les chiffres opérationnels et la discussion de points opérationnels au niveau de l’association.

Enfin, pour obtenir une bonne dynamique de groupe, il faut impérativement reconnaître les problèmes et parvenir à faire et à recevoir un feedback de manière appropriée.

Cas : question spécifique

Deux associations s’unissent alors que leurs accords financiers (différents mécanismes de rétribution) et méthodes de travail (autres normes, technologies…) varient. L’association souhaite mettre en place une nouvelle collaboration afin d’obtenir, avec les mêmes ressources, de meilleurs résultats (1+1=3) et de prendre de nouvelles dispositions pour que chacun puisse contribuer équitablement aux résultats de l’association. Cet exercice est le moment idéal pour, d’une part, professionnaliser le fonctionnement et, d’autre part, conclure des accords en tant qu’équipe afin de réduire la variabilité d’activité au niveau de la polyclinique, de quartier opératoire et de l’occupation des lits en vue d’améliorer le flux des patients.