Gemeente Heeze-Leende heeft haar processen rondom Vergunningen, Toezicht en Handhaving grondig doorgelicht en verbeterd. Het traject werd begeleid door Möbius.
Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) is een kerntaak voor gemeenten: van het verlenen van bouwvergunningen tot het toezicht op de naleving van regels en het handhaven daarvan. Heeze-Leende, een gemeente met ruim 17.000 inwoners ten zuidoosten van Eindhoven, stond voor de uitdaging om deze taken effectiever in te richten.
Data werden niet uniform ingevoerd, waardoor betrouwbare rapportages nauwelijks te genereren waren. Er was onvoldoende inzicht in doorlooptijden, achterstanden en de status van aanvragen. Processen waren versnipperd en verantwoordelijkheden onduidelijk – het was niet altijd helder wie waarvoor aan de lat stond.
De opdracht aan Möbius was om daar structuur in aan te brengen: processen uniformer en efficiënter inrichten, de datakwaliteit op orde brengen en tegelijk zorgen dat de dienstverlening beter aansluit op de behoeften van inwoners en interne stakeholders.
Van bewustwording naar structuur
Het traject verliep in twee fasen. In de eerste fase lag de nadruk op bewustwording rondom datakwaliteit. Via workshops werd met medewerkers besproken welke risico’s ontstaan als data niet correct worden ingevoerd, wat de grootste drempels zijn en wat nodig is om dit structureel te verbeteren.
Dat leverde een reeks concrete afspraken op: werken vanuit één systeem, vereenvoudiging van de applicatie-inrichting in samenwerking met functioneel beheer, periodieke instructiemomenten en een geformaliseerde key-userrol als aanspreekpunt voor de afdeling.
Medewerkers spraken elkaar voortaan aan op foutieve invoer – een cultuurverandering die klein lijkt, maar veel uitmaakt voor de kwaliteit van de sturingsinformatie.
Tien processen onder de loep
In de tweede fase werden tien processen binnen het VTH-domein geanalyseerd en geoptimaliseerd. Per proces volgde een gestructureerde aanpak in twee sessies. In de eerste sessie brachten Möbius en de betrokkenen gezamenlijk de huidige werkwijze in kaart via brown paper-sessies, waarna de knelpunten werden uitgewerkt en gevalideerd.
In de tweede sessie werd de gewenste werkwijze bepaald en vertaald naar een concreet actieplan met stap-voor-stap implementatieacties.
Het resultaat is een VTH-domein met meer grip: uniforme processen, heldere verantwoordelijkheden en een betere informatiepositie voor bestuur en management. De rapportages zijn afgestemd op de informatiebehoefte van het MT en bestuur, zodat relevante stuurinformatie direct beschikbaar is.
Dit artikel werd overgenomen van consultancy.nl
