Möbius begeleidt een groot aantal gemeenten, provincies en ministeries bij de implementatie van nieuwe wet- en regelgeving. Adviseurs Pim te Loeke en Jelle Hoekstra zijn betrokken bij een aantal van deze projecten – we vroegen ze naar hun ervaringen en de succesfactoren en aandachtspunten bij dit soort trajecten.
Er zijn verschillende nieuwe wetten en regels in aantocht. Welke brengen de grootste impact met zich mee voor overheden en waarom?
Hoekstra: “Overheidsorganisaties staan de komende jaren voor grote uitdagingen op het gebied van digitale dienstverlening. Er worden belangrijke en impactvolle wetten doorgevoerd, zoals bijvoorbeeld de Wet digitale toegankelijkheid, de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer en de Single Digital Gateway.”
“De invoering van deze wetten brengt grote uitdagingen met zich mee, omdat het een andere manier van werken vraagt van de organisatie: van werkwijzen en processen tot IT-systemen en zelfs de cultuur binnen de organisatie. Wetgeving gaat volgens ons dan ook gepaard met verandertrajecten."
Te Loeke: “Een goed voorbeeld hiervan is de Wet open overheid, die in mei 2022 is ingegaan. Met name de verplichting tot ‘actieve openbaarmaking’ is een grote uitdaging voor overheidsorganisaties.”
“Actieve openbaarmaking houdt in dat overheden informatie delen zonder dat burgers daar specifiek om vragen. Dit betreft cruciale data over beleidsvorming, besluitvorming en financiën. Het doel? De overheid toegankelijker maken en het vertrouwen van burgers versterken. Wanneer inwoners inzicht hebben in wat er speelt, kunnen zij beter participeren en hun stem laten horen.”
“De verplichting tot actieve openbaarmaking brengt aanzienlijke uitdagingen met zich mee. Het opzetten van nieuwe processen, het inrichten van gebruiksvriendelijke publicatieplatformen en het enthousiasmeren van medewerkers zijn slechts enkele van de taken.”
“Dit vraagt om een cultuurverandering binnen de organisatie, waarbij iedereen begrijpt dat transparantie niet alleen een verplichting is, maar een kans om verbinding te maken met de burger.”
Hebben jullie enkele voorbeelden van projecten die Möbius uitvoert op het gebied van wet- en regelgeving?
Hoekstra: “We zijn bij het Openbaar Ministerie betrokken bij de implementatie van de Wet open overheid. En ook op gemeentelijk niveau zijn we actief op dit gebied, bijvoorbeeld bij de gemeente Maashorst.”
Te Loeke: “Bij de gemeenten Valkenswaard en Heeze-Leende ondersteunen we bij de implementatie van de WMEBV. En bij de provincie Utrecht zijn we betrokken rond vraagstukken als de Wet digitale toegankelijkheid en de Single Digital Gateway.”
Het implementeren van nieuwe wetten is complex. Wat voor aanpak adviseren jullie overheidsorganisaties om te komen tot een actieplan dat haalbaar is?
Te Loeke: “Met name op het gebied van capaciteit ligt er een uitdaging. Er zijn vaak geen projectleiders of programmamanagers beschikbaar, of er is simpelweg geen tijd over om nog een extra project op te pakken. Daarnaast kan het ontbreken aan de juiste kennis en ervaring om zulke verandertrajecten te begeleiden.”
Hoekstra: “Als Möbius ondersteunen wij organisaties met onder andere structuur, planning, capaciteit en veranderexpertise. We creëren samen met de opdrachtgever onze aanpak, waarin we met name inzetten op verbinding.”
“Hierbij is het goed om je te richten op verschillende niveaus in de organisatie, zoals het management, de medewerkers en ook de politiek. Veel wet- en regelgeving sluit namelijk op elkaar aan.”
Te Loeke: “Het is belangrijk om hier de verbanden te zien en tegelijkertijd de aanpak niet té complex te maken. Wij benaderen trajecten daarom ook vanuit vier onderdelen die onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden: processen, systemen, medewerkers en inwoners.”
“In het begin van een traject brengen we in beeld wat er moet gebeuren, bijvoorbeeld door het opstellen en presenteren van een projectplan. Vervolgens bewandelen we verschillende sporen: van het analyseren van de impact op processen tot het doorvoeren van noodzakelijke aanpassingen. Wij zorgen ervoor dat de organisatie zowel voldoet aan de nieuwe eisen als optimaal blijft presteren.”
Jullie besteden veel aandacht aan het veranderaspect achter nieuwe wetgeving. Waarom vinden jullie dit belangrijk en wat doen jullie concreet om dit te waarborgen binnen trajecten?
Hoekstra: “Het is belangrijk dat je niet alleen aan de wet voldoet, maar de gedachtegang achter de wet ook borgt in de organisatie. Een wet is ‘slechts’ een wet wanneer de doelen ervan niet worden doorleefd voor een langere periode. We zetten daarom in op het betrekken van medewerkers en we willen de bal ook echt bij hen leggen. Verantwoordelijkheid creëert eigenaarschap.”
“Dit doen wij bijvoorbeeld bij de implementatie van de WMEBV, een gemeentebrede wet gericht op het digitaliseren van producten en diensten van de gemeente. De wet raakt elk team in de organisatie.”
“Hierom wijzen wij – samen met de manager – een coördinator aan die zich mede richt op het borgen van de gedachte achter de wet (het versterken van de rechtspositie van burgers op het gebied van digitale dienstverlening) en zo medewerkers meeneemt en ondersteunt.”
Te Loeke: “Het implementeren van een nieuwe wet is dus één aspect, het borgen ervan is weer heel iets anders. Wij sturen op blijvende verandering door vanaf het begin medewerkers te betrekken. Van interactieve workshops tot training en ondersteuning. Wij bieden volledige ondersteuning bij elke stap van de implementatie en proberen de organisatie zoveel mogelijk te ontzorgen.”
Dit is een artikel van Consultancy.nl
