Möbius begeleidt gemeente Leiden bij verbeteren onderlinge samenwerking met regiopartners

De samenwerkingsstructuur tussen de gemeente Leiden en haar regiopartners had door een organisatieaanpassing meer aandacht nodig. Daarom werkte gemeente Leiden met onze consultants aan het veerkrachtig versterken van de onderlinge samenwerkingsverbanden tussen gemeenten. Management consultant Linda Prijs trad hierbij op als kwartiermaker relatiemanagement. 

Begin 2023 ging de gemeente over van de bedrijfsvoeringsorganisatie Servicepunt 71 naar een centrumgemeenteregeling. Leiden nam de regie over de bedrijfsvoering voor de gemeenten Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. Het ging hierbij om taken als inkoop, financiën, HR, ICT en facilitaire diensten. 

Dit bracht nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee, maar ook de behoefte aan betere afstemming en betrokkenheid vanuit de regiopartners. Deze gaven aan dat ze zich niet altijd voldoende gehoord voelden. 

De uitdaging lag daarom in het vinden van een balans tussen een effectieve regievoering en een samenwerkingsmodel waarin alle partijen zich vertegenwoordigd voelen. De gemeente besloot tot een herziening van de gemeentelijke samenwerkingsverbanden, met aandacht voor zowel bestuurlijke afspraken als de menselijke aspecten van samenwerking. 

Een vernieuwde aanpak 

Met ondersteuning van Möbius op het gebied van verander- en stakeholdermanagement werd een traject gestart om de samenwerking te versterken. Linda Prijs had hierbij de leiding. Haar aanpak richtte zich niet alleen op de formele structuren, maar ook op het versterken van vertrouwen en begrip tussen de betrokken partijen. 

Ze zette als kwartiermaker een helder model op met duidelijke afspraken over rollen en verantwoordelijkheden op bestuurlijk, strategisch en operationeel niveau. Daarnaast werd door de betrokkenen gewerkt aan het verbeteren van de organisatiecultuur en de bedrijfsvoering. Dit traject was een concreet voorbeeld van het succesvol navigeren van een organisatie in een bredere transformatie.

Impact van de aanpak 

“Prijs combineert knap en natuurlijk haar zakelijk inzicht, analytische vaardigheden en haar verbindende kwaliteiten”, aldus Niels Appelo, Manager Bestuur en Communicatie bij de gemeente Leiden. “En dat is precies wat in deze opdracht nodig was: het zijn de mensen in de organisatie die zo’n samenwerking, in dit geval een centrumregeling, succesvol laten zijn.” 

De wensen van de regiopartners kregen meer aandacht, en door een betere afstemming met vakafdelingen binnen Leiden werd de dienstverlening verder geoptimaliseerd. Dit sluit aan bij de huidige trends rond digitale transformatie en business transformatie binnen de publieke sector.  

Verder met betere afspraken 

Het traject heeft merkbare veranderingen opgeleverd. De regiopartners voelen zich beter betrokken bij de besluitvorming en er is een open cultuur ontstaan waarin escalaties sneller en op het juiste niveau worden afgehandeld. Dit heeft volgens de gemeente geleid tot “bestuurlijke rust en een solide basis” voor de nieuwe dienstverleningsovereenkomst die vanaf 2025 in werking is getreden. 

Ook inhoudelijk zijn er stappen gezet. De strategische agenda voor de regio richt zich nu op drie hoofdthema’s: duurzame inzetbaarheid, wendbare bedrijfsvoering en digitale transformatie in gemeenten en zorg. 

De Producten- en Diensten Catalogus is daarbij flexibeler gemaakt, waardoor maatwerk mogelijk is voor de specifieke behoeften van elke regiopartner. Evaluaties tonen aan dat de dienstverlening zelfs tijdens de transitieperiode op een hoog niveau bleef. 

Appelo ziet de impact van het traject terug in deze resultaten. “Daar heb je zakelijke afspraken voor nodig, maar ook – of juist – contact en begrip tussen mensen die samen een succes van de samenwerking willen maken. Prijs heeft op prettige wijze de invulling van deze samenwerking vormgegeven.” 

Slot 

“Het is een voorrecht geweest om de gemeente Leiden en haar regiopartners te ondersteunen bij het versterken van de relationele aspecten van de samenwerking en het creëren van een effectieve samenwerkingsstructuur”, blikt Prijs tevreden terug op het traject. 

Met deze aanpak heeft Möbius verandermanagement niet alleen geholpen bij het verbeteren van de gemeentelijke samenwerkingsverbanden, maar ook bij een bredere organisatie transformatie die inspeelt op actuele uitdagingen zoals business transformatie en digitale transformatie in de publieke sector.