Heeft u ooit – in de organisatie waarin u werkt(e) – een verbeteropportuniteit opgemerkt met betrekking tot de manier waarop het werk georganiseerd werd? Misschien had u ideeën over een betere invulling van de strategie, processen of organisatiestructuur? Misschien zag u een oplossing voor de dagelijkse uitdagingen waarmee de organisatie worstelde? Het is moeilijk voor te stellen dat uw collega’s en u hier nooit mee rondlopen. Maar wat kan een doorsnee medewerker doen om deze ideeën naar acties om te zetten, die de organisatie een stapje vooruit zouden kunnen brengen? Het antwoord is “zeer weinig” – ten minste voor de meesten. Tenzij je aan de top van de organisatie staat, heb je vaak maar in beperkte mate invloed op de structuur, strategie, processen, of het beleid van de organisatie.
Maar wat een gemiste kans is dit… Wij, mensen, hebben een ongelooflijke capaciteit om verbetermogelijkheden op te merken en verbeterideeën te genereren, terwijl we meestal niet over een forum beschikken in onze eigen organisatie om op betrouwbare wijze die ideeën te verwerken tot iets nuttigs. Een organisatie verliest hierdoor een van haar sterkste krachten voor vooruitgang. Zou het niet fantastisch zijn dat iedere medewerker over een laagdrempelig forum beschikt om alle soorten ideeën over verbeteropportuniteiten om te zetten in concrete acties?
Heeft u ooit in een lange en pijnlijke vergadering gezeten, waarvan het enige doel was om buy-in te creëren voor een eigen idee, of overtuigd te worden door het idee van een collega? Het is moeilijk voor te stellen van niet. Onderzoek door Bain & Company toonde immers aan dat gemiddeld 15% van de collectieve werktijd in een organisatie gespendeerd wordt in vergaderingen. Bij managers kan dit zelfs oplopen tot 50% van hun werktijd. Zou het niet fantastisch zijn dat medewerkers autonomie hebben om (op een gestructureerde manier) zelf beslissingen te nemen, zonder dat daarvoor consensus moet bereikt worden tijdens een lange vergadering? Zou het niet fantastisch zijn om de overblijvende vergaderingen volgens een strak en afgelijnd vergaderproces uit te voeren om de vergadertijd nog verder te reduceren?
Wanneer was de laatste keer dat uw functiebeschrijving werd up to date gebracht? Wanneer was de laatste keer dat u naar uw functiebeschrijving greep om te weten waarnaar uw focus die week zou moeten gaan? Het is moeilijk voor te stellen dat dit recent gebeurde. Zou het niet fantastisch zijn om een dynamisch systeem te hanteren, waarin de doelstellingen en verwachtingen van iedere rol in de organisatie frequent worden geüpdatet in functie van de snel veranderende omgeving, en ook écht geraadpleegd worden?
Herkent u de bovenstaande situaties? U ben niet alleen: ook binnen Möbius lopen we soms tegen deze zaken aan. Wij zijn op zoek gegaan naar een haalbaar alternatief, om onze interne manier van organiseren beter aan te pakken. Tijdens onze zoektocht zijn wij enorm geïnspireerd geraakt door Holacracy: een model om een organisatie te structureren, bedacht door Brian Robertson. We zijn zelfs zodanig geïnspireerd geraakt, dat we hebben besloten om Holacracy toe te passen binnen onze eigen organisatie.
Holacracy creëert snelheid, duidelijkheid en autonomie door het opleggen van enkele “spelregels”. Het volgen van de Holacracy spelregels zorgt ervoor dat medewerkers duidelijkheid krijgen over hun doelstellingen en verwachtingen, doordat hun rolbeschrijving regelmatig wordt geraadpleegd en dynamisch up-to-date wordt gebracht. Wijzigingen en aanvullingen in rolbeschrijvingen worden gedreven door verbetermogelijkheden die de medewerkers zelf aankaarten.
Er staat een forum ter beschikking om obstakels aan te pakken die ons verhinderen om onze doelstellingen te realiseren. Vergaderingen dienen niet langer om consensus te bouwen, want medewerkers beslissen zelf hoe ze hun roldoelstellingen best kunnen realiseren. Iedere rol heeft immers een eigen “eigendom” of domein waarbinnen autonoom beslist kan worden. En het mooiste aan Holacracy? Dat is ongetwijfeld dat de organisatiestructuur evolutionair wordt: week na week verbeteren we onze manier van organiseren incrementeel in functie van onze steeds sneller wijzigende omgeving en de nieuwe uitdagingen die steeds weer opdagen.
Wilt u meer weten over onze ervaring met Holacracy en andere innovatieve organisatiemodellen en -principes? Neem dan gerust contact op: de rolvervuller waarvan we expliciet verwachten dat hij u verder helpt, zal u met veel plezier meer vertellen!
