Onlangs kreeg ik de kans om samen met een delegatie projectmedewerkers een bezoek te brengen aan één van de grootste politiekorpsen van het land. De bedoeling van het bezoek was om hun recent gebouwd politiegebouw te gaan bekijken. Na een hartelijke ontvangst door de korpschef kregen we een uitgebreide rondleiding doorheen het volledige complex.
We waren geboeid.
Figuurlijk dan toch.
Geboeid door zijn betoog over de architecturale waarde van het gebouw, de Europese subsidiëring, de energiezuinigheid, enz.
Toen we na het bezoek in de ondergrondse parking op ons voertuig stonden te wachten spraken we nog een inspecteur aan van de interventiedienst. We stelden hem de vraag hoe hij en z’n collega’s de nieuwe huisvesting ervaren. Wat volgde sloeg ons met verstomming...
Er volgde een monoloog van niet minder dan 25 minuten over wat er allemaal niet goed was. Een bloemlezing:
“Als ik aankom moet ik vanaf de parking één verdieping stijgen en een eind lopen om in de ene vleugel mijn kledij te gaan aandoen. Daarna moet ik helemaal naar de andere vleugel voor mijn dienstwapen. Daarna moet ik opnieuw naar de andere kant voor mijn wapenstok en pepperspray. En daarna moet ik twee verdiepingen hoger zijn voor de briefing.”
“De refter wordt niet gebruikt omdat hij veel te ver van alles ligt en bijna geen voorzieningen heeft.”
“Er is op geen enkel moment input aan ons gevraagd, we hebben nooit onze behoeften kunnen aangeven.”
En zo ging dat maar door. De man bleek bovendien boordevol goede ideeën te zitten die hij nergens kwijt kon.
Als projectleider bij Möbius heb ik de afgelopen jaren verschillende (overheids)organisaties en hun medewerkers begeleid bij een verhuisbeweging. Vaak loopt de begeleiding van bij de eerste analyse en visievorming rond de (ver)nieuwbouw, over de uitwerking van de behoeften, tot en met de praktische verhuisvoorbereiding. Zo’n verhuisbeweging is voor de organisatie een uniek strategisch moment. Bovenstaande anekdote toont alvast wat er kan gebeuren als je deze unieke kans onvoldoende grijpt.
Tijdens het vormgeven van zo’n verandertraject hanteer ik daarom steeds een aantal basisprincipes die ik graag met jullie deel.
1. Vertrek vanuit de werking
Je hebt er baat bij om als eerste stap samen met de medewerkers de huidige werking in kaart te brengen. Hiervoor kan je interviews afnemen bij elke dienst. Ga in op de processen die vandaag uitgevoerd worden, de medewerkers die hierbij betrokken zijn, de ruimtes die hiervoor vandaag gebruikt worden, de looplijnen, wat de sterke punten en de aandachtspunten zijn, wat de visie op de toekomst is, enz. Voer tegelijkertijd ook proceswandelingen uit. Hierbij gaan we echt op de werkvloer kijken hoe alles in zijn werk gaat. Zo brengen we bv. een bezoek aan de kantoorruimtes, de logistieke ruimtes, de specifieke zones zoals het cellencomplex en de verhoorlokalen, enz. Wat later tijdens het project kan je dan in workshops met de betrokken medewerkers de toekomstige manier van werken uitstippelen. Je bekijkt dit best vanuit een functionele blik: welke processtappen doorlopen wij achtereenvolgens, welke ruimtes hebben wij daarvoor nodig, hoe verhouden deze ruimtes zich tot elkaar, hoe kunnen we ervoor zorgen dat de loopafstanden zo kort mogelijk gehouden worden, enz.
2. Laat je inspireren
Een referentiebezoek aan een organisatie die een gelijkaardig nieuwbouw- of verbouwtraject achter de rug heeft, blijkt elke keer weer een inspirerende zet. Overweeg zeker één of meerdere dergelijke bezoeken samen met een groepje collega’s. Je zal zeker en vast geïnspireerd worden. Je steekt er op korte termijn veel op en je neemt tal van goede ideeën mee naar huis. Bovendien kan je helemaal gratis leren van de fouten die door jullie gastheren/gastvrouwen gemaakt zijn en die zij met veel plezier met jullie zullen delen. Bovendien vormt dit een ontspannende dag buiten de dagelijkse kantooromgeving, waardoor het teamgevoel bij de projectmedewerkers nog wordt aangewakkerd. Neem het van mij aan: op het einde van zo’n dag(en) is elke betrokken medewerker enthousiast om er in het eigen project het beste van te maken. Een garantie op succes is het nog niet, maar het is wel de best mogelijke start.
3. Omarm de verandering
Een verhuisbeweging is een uniek strategisch moment. Het is daardoor een unieke hefboom voor verandering. Maak er gebruik van om een aantal optimalisaties door te voeren. Breng in eerste instantie de werkstijl van de medewerkers in kaart. Bepaal in functie daarvan welk gebruikersprofiel de medewerkers hebben. Bepaal aan de hand daarvan welk soort werkplek het meest aangewezen is voor elk profiel. Overweeg innovatieve concepten uit Het Nieuwe Werken, clean desk, werkplekdelen, concentratieplekken, gedeelde bureaus voor leidinggevenden, informele gespreksruimtes, creatieve brainstormruimtes, de digitale werkplek, enz. Maak dus van het momentum gebruik om een aantal optimalisaties uit te werken die je misschien al een tijdje wil aanpakken.
De voordelen zijn duidelijk. Een frisse layout met functionele looplijnen versterkt je dienstverlening naar de burger toe. Een weldoordacht kantoorconcept leidt daarnaast tot een duurzaam en efficiënt gebruik van (vaak dure) kantooroppervlakte. Een dynamische werkplek creëert bovendien voor de medewerkers een omgeving die samenwerking en creativiteit stimuleert, wat een positieve impact heeft op het welzijn op het werk, en bijdraagt tot een positief imago als aantrekkelijke werkgever.
4. Betrek de medewerkers
Zorg van bij het begin voor een participatief traject met veel eigenaarschap. Het zijn de leidinggevenden en medewerkers zelf die het best geplaatst zijn om de behoeften van de dagelijkse praktijk aan te geven. En nog belangrijker: het zijn zij die na het doorknippen van het lintje elke dag gebruik zullen maken van de nieuwe werkomgeving. Creëer daarom van bij de analysefase betrokkenheid bij zoveel mogelijk medewerkers. Zorg voor een regelmatige communicatie, zelfs over kleine onderwerpen. Lanceer een wedstrijd voor een naam voor het project en/of voor het gebouw. Lanceer een oproep naar iedereen en vraag wie zin heeft om mee te werken aan het project. Stel projectgroepen samen, laat de mensen zelf vertellen wat ze doen, gebruik creatieve vergadertechnieken zoals 'Wereldcafé', enz. En vier zeker en vast kleine succesjes onderweg!
Een verhuisbeweging zet mensen letterlijk en figuurlijk in beweging. Wanneer je bovenstaande goede praktijken in het achterhoofd houdt, zal je er later in je nieuw gebouw héél zeker de vruchten van plukken!
Veel succes!
