IBP stuurt een uitgebreide toeleveringsketen aan in onzekere tijden

De lucht- en ruimtevaartindustrie kent tal van onzekerheden. Hoewel de orderportefeuilles zicht bieden op vele maanden vooruit, blijft de vraag volatiel en onzeker. De toeleveringsketen stroomopwaarts is lang. Fabrikanten van apparatuur zijn afhankelijk van talrijke leveranciers, doorlooptijden kunnen zes maanden of langer bedragen en de flexibiliteit van leveranciers is gering. Tot overmaat van ramp kunnen toeleveringsketens worden beïnvloed door beperkingen en risico’s die verband houden met tier-2- of tier-3-leveranciers.

Strategische uitdaging

Onze klant wilde de tijdige levering aan zijn klanten, voornamelijk grote lucht- en ruimtevaartfabrikanten, verbeteren. Het management was ervan overtuigd dat het bedrijf een betere planning nodig had, maar eerdere pogingen om Sales & Operations Planning (S&OP) in te voeren waren mislukt. Het bedrijf vroeg zich af of S&OP überhaupt mogelijk was in de context van lange en diverse toeleveringsketens die zo sterk afhankelijk waren van externe leveranciers.

Daarom vroeg onze klant ons om te beoordelen of en hoe het mogelijk was om S&OP binnen het bedrijf te ontwikkelen en de implementatie ervan te ondersteunen.

Aanpak

Inzicht in de waardeketen en de belangrijkste beslissingsvariabelen

De toeleveringsketens van het bedrijf waren lang en complex. Honderden onderdelen, afkomstig van verschillende leveranciers met uiteenlopende beperkingen en doorlooptijden, worden op verschillende productielocaties samengevoegd tot subassemblages en assemblages. Inzicht in de waardeketen en de dynamiek daarvan was cruciaal voor een effectieve planning. Het ging daarbij niet alleen om het vaststellen van het onderdeel met de langste doorlooptijd. Samen met de klant ontwikkelden we een uitgebreide methode om de opbouw van de productwaarde in functie van de doorlooptijd te visualiseren. Dat vormde de basis voor analyse en besluitvorming. Tegelijkertijd brachten we samen met de planningsteams de belangrijkste bronnen van flexibiliteit en beperkingen in de toeleveringsketen in kaart.

Ontwerp van het Sales & Operations Planning-proces

Op basis van een grondig inzicht in de waardeketen hebben we een conceptproces voor S&OP ontwikkeld. We hebben vastgesteld dat de belangrijkste beslissingen binnen S&OP betrekking hadden op de capaciteiten die het bedrijf moest inrichten om de knelpunten in elke toeleveringsketen op te vangen en zo voorbereid te zijn op het gekozen vraagscenario, de bijbehorende buffervoorraden van componenten, en het vraagscenario dat het bedrijf zou gebruiken als uitgangspunt voor de operationele planning.

De keuze voor deze S&OP-beslissingen leidde tot een specifieke opzet van het S&OP-proces:

• Het gehele vraag- en afstemmingsproces was gericht op het ontwikkelen en evalueren van verschillende vraagscenario’s. De beslissing over het definitieve vraagscenario werd niet genomen tijdens de vraagbeoordeling. Dit maakte deel uit van de managementbeoordeling, waarbij rekening werd gehouden met de impact van elk scenario op de bevoorrading en de financiën.

• Het bevoorradingsproces was niet gericht op het vaststellen van een productieplan, maar op het evalueren van de capaciteiten, beperkingen en bronnen van flexibiliteit in de volledige toeleveringsketen.

• De meeste stappen in het proces werden voor elke waardeketen afzonderlijk uitgevoerd. Alleen de managementbeoordeling had betrekking op alle waardeketens. Deze richtte zich op de waardeketens waarvoor een beslissing van het topmanagement nodig was.

Proefimplementatie

Het oorspronkelijke procesontwerp werd gedurende drie maanden getest op twee waardeketens. Möbius ondersteunde alle processtappen en begeleidde de betrokken teams om het beoogde proces zich eigen te maken. Aan het einde van de proef deelden de teams hun ervaringen als input voor de uitrol.

Ondersteuning bij de implementatie

Möbius begeleidde de teams die betrokken waren bij de eerste implementatiefase en droeg de kennis en de visie op het doelproces over aan de interne teams. Het S&OP-team van de klant nam de leiding over de daaropvolgende implementatiefasen.

Resultaat

Vraagplanning in scenario’s

De operationele teams en het managementteam van het bedrijf omarmden de filosofie van vraagplanning in scenario’s. Hierdoor kunnen zij uiteenlopende informatie en verschillende meningen van diverse belanghebbenden integreren in een samenhangend proces van gezamenlijke risicobereidheid. Aan het einde van het proces beslist het topmanagement over het vraagscenario dat de basis vormt voor de operationele planning, wat leidt tot een end-to-end samenhang in de planningsaannames.

Inzicht in de kritieke momenten voor besluitvorming

Onze klant implementeerde de rapportages om de waardeopbouw in elke toeleveringsketen in hun ERP te visualiseren. Deze rapportages stellen het S&OP-team in staat inzicht te krijgen in de kritieke deadlines voor het nemen van beslissingen en de mogelijkheid om met beperkte voorraadinvesteringen „tijd te winnen“. Ze helpen het management van de klant ook om de financiële impact van planningsbeslissingen onder verschillende vraagscenario’s te evalueren.

Interactie tussen operationele teams en het hoger management

De operationele teams die bij elke waardeketen betrokken zijn, beheren het grootste deel van de stappen in hun eigen S&OP-proces. Tijdens de afstemming beslissen zij of beslissingen moeten worden doorgegeven aan de laatste managementvergadering. Op die manier kan de managementvergadering zich concentreren op de belangrijkste beslissingen, zelfs in een organisatie met een zeer breed scala aan verschillende activiteiten.